Import av kontoutdrag (CSV-fil) till kassaboken
Med funktionen Importera kontoutdrag kan du läsa in bankens kontoutdrag direkt i kassaboken i Mitt Wärna. Det sparar tid och minskar risken för fel jämfört med manuell registrering.
Under importen hanteras transaktionerna först i ett tillfälligt läge innan de sparas till kassaboken.
Du kan välja att spara importen som utkast och fortsätta vid ett senare tillfälle utan att arbetet försvinner.
Förutsättningar
Funktionen kräver en särskild licens.
Om knappen Importera inte syns i kassaboken beror det på att licensen saknas. Då behöver överförmyndaren ta ställning till om de vill teckna avtal för att aktivera funktionen.
Knappen är endast aktiv om:
Det finns ett registrerat konto i kassaboken
Kontot har ett ingående saldo
Om konto saknas lägger du upp det via Hantera konto.
1. Hämta kontoutdragsfilen från banken
Logga in på aktuell bank.
Välj konto och period.
Ladda ner kontoutdraget i format CSV.
Spara filen lokalt på din enhet.
Viktigt
Filen måste vara i CSV-format.
Om banken inte erbjuder CSV (t.ex. Handelsbanken):
Ladda ner i Excel-format.
Öppna filen och välj Spara som → CSV (kommaavgränsad).
2. Starta import i Mitt Wärna
Öppna Kassaboken.
Välj aktuellt år.
Klicka på Importera.
Välj CSV-filen via filväljaren.
(Drag-and-drop stöds inte.)Klicka på Importera bredvid vald fil.
När filen laddats upp visas alla transaktioner i vyn Under import.
3. Kontroll av möjliga dubbletter
Vid importen kontrollerar systemet om det redan finns transaktioner i kassaboken med:
Samma datum
Samma notering
Samma belopp
Om sådana hittas visas en varning med en lista över de möjliga dubbletterna.
Du kan då välja:
Klicka Fortsätt utan att markera något → inga dubbletter importeras.
Markera de transaktioner du vill importera trots varningen → klicka Fortsätt.
Detta är ett stöd för att undvika att samma transaktion bokförs flera gånger, exempelvis om samma period råkar importeras på nytt.
4. Hantera transaktioner under import
Transaktionerna ligger nu i ett arbetsläge där du ska granska och klassificera dem.
När du har valt vilket konto transaktionerna hör till aktiveras knappen:
Spara som utkast
Klickar du på den innebär det att:
Alla påbörjade ändringar sparas.
Transaktionerna läggs i fliken Utkast bankimport i kassaboken.
Du ser antal poster som ligger i fliken i parentesen bredvid Utkast-rubriken.
Du kan efter att ha sparat utkast lämna Mitt Wärna och fortsätta senare.
Detta är särskilt användbart om:
Du arbetar med många transaktioner.
Du behöver pausa arbetet.
Du vill dela upp arbetet över flera tillfällen.
Rekommendation: Om du inte planerar att slutföra importen direkt rekommenderar vi att du alltid sparar som utkast för att undvika att arbete går förlorat.
Du kan när som helst öppna ditt utkast igen via knappen Redigeringsvy och fortsätta där du slutade.
Så hanterar du transaktionerna
För att kunna slutföra importen måste samtliga transaktioner behandlas.
Detta görs antingen i den initiala Importvyn eller Redigeringsvyn, om du har sparat utkast.
1. Välj konto
Ange vilket konto transaktionerna tillhör.
2. Klassificera transaktioner
Tilldela varje transaktion en Typ av transaktion.
Du kan:
Markera flera rader samtidigt
Klassificera dem i grupp
Systemet analyserar de fem senaste transaktionerna med samma notering och föreslår automatiskt den klassificering som använts flest gånger.
3. Bifoga dokument
Lägg till:
Verifikat
Fakturor
Utbetalningsavier
Det går alltid lägga till en bilaga. Om bilaga är obligatorisk visas röd text:
”Minst en fil saknas”
Du kan markera flera transaktioner och bifoga samma dokument samtidigt.
4. Ändra Netto till Brutto (vid behov)
För t.ex. lön eller pension importeras ofta endast nettobelopp.
Om brutto krävs:
Klicka på pennsymbolen.
Justera beloppet.
Ange samregistrerat belopp (t.ex. skatt).
Detta görs per transaktion och kan inte göras i grupp.
5. Lägg till samregistreringar
I vissa fall är det på förhand inställt att en post ska samregistreras med en annan inkomst/utgiftstyp.
Vid behov kan du själv lägga till samregistrering, exempelvis:
Bostadsbidrag
Utmätning
Detta görs via knappen Samregistrering.
6. Slutföra eller spara arbetet
Du har nu två alternativ:
Alternativ 1: Spara som utkast
Om du inte är klar – klicka Spara som utkast.
Du kan fortsätta senare via fliken Utkast.
Alternativ 2: Slutför importen
När alla transaktioner är korrekt hanterade aktiveras knappen Överför till kassabok i Utkastvyn.
Klicka på Överför till kassabok för att föra in transaktionerna i kassaboken.
Du behöver inte ha gjort alla transaktioner klara för att kunna importera. Systemet importerar de transaktioner som har alla obligatoriska uppgifter ifyllda.
7. Efter importen
När importen är sparad:
Transaktionerna finns i kassaboken.
De kan redigeras fram tills räkningen skickas in.
Om du har sparat som utkast:
Importen ligger kvar under fliken Utkast tills du slutför den eller väljer att ta bort posterna.
Borttag av poster hanteras genom att du markerar vilken/vilka poster du vill ta bort - klicka sen på Radera
När du har sparat eller avbrutit en import kan du starta en ny via knappen Importera.