Wärna är ett komplett verksamhetsstöd för kommunens arbete med godmanskap, förvaltarskap och förmynderskap. Systemet är uppdelat i paket för handläggare och ställföreträdare – samt ett antal integrationer och tillval som kan anpassas efter kommunens behov och arbetssätt. Här får du en tydlig översikt över vad som ingår i grunden och vilka möjligheter som finns att bygga vidare med kompletterande funktionalitet.

Paket

Wärna Grund

– Baspaket för handläggare inom överförmyndarverksamhet

Wärna är kommunens centrala stöd för tillsyn och myndighetsutövning inom godmanskap, förvaltarskap och förmynderskap. Systemet ger ett komplett stöd genom hela processen – från akthantering och räkningar till arvodesbeslut, dagboksanteckningar och gallring. Med Wärna arbetar ni effektivt, rättssäkert och strukturerat – med mer tid till uppdraget och färre fel i vardagen. Systemet är flexibelt och kan byggas ut med flera tillval och integrationer, anpassade efter era behov och arbetssätt.

✅ Ett komplett systemstöd – allt samlat i en plattform för handläggare, granskare, beslutsfattare och administratörer
✅ Effektivitet i praktiken – smidiga funktioner som massutskrift, mallhantering och smart bank-/uttagshantering frigör tid
✅ Ordning och kontroll – stöd för gallring, rensning och händelselogg säkerställer regelefterlevnad och spårbarhet

Wärna levereras som en SaaS-tjänst hos Pinea. Det innebär att vi tar fullt ansvar för drift, uppdateringar, säkerhet och tillgänglighet – så att ni kan fokusera på verksamheten. Ni får ett system som alltid är uppdaterat, presterar på topp och följer högsta säkerhetsstandard – utan krav på egen teknisk hantering.

Mitt Wärna

– Tilläggspaket för ställföreträdare och enklare samarbete med handläggare

Mitt Wärna är en modern, mobilanpassad e-tjänst för ställföreträdare – med säker inloggning via BankID och tydliga digitala flöden. Tjänsten effektiviserar och förenklar vardagen för både ställföreträdare och kommunens handläggare – oavsett enhet eller plats.

Med Mitt Wärna Utökat får ni ytterligare funktioner som digitala ansökningar, säkra meddelanden, annonseringsfunktion och intresseanmälan för nya uppdrag.

✅ Flexibel åtkomst – arbeta från dator, surfplatta eller mobil, när som helst
✅ Samlad överblick – tydlig startsida och digital hantering av t.ex. kassabok, körjournal och räkningar
✅ Smart granskning – automatiska kontroller, effektiv komplettering och färre fel i räkningarna
✅ Hög säkerhet – uppfyller krav på GDPR och WCAG/tillgänglighet samt erbjuder loggning och tillförlitlig teknik
✅ Mindre papper - Smidigare processer och mer tid till rätt saker – både för ställföreträdare och handläggare.

Integrationer

Löneintegration

– Automatiserad överföring av arvoden till kommunens lönesystem

Med Löneintegration i Wärna sker överföringen från arvodesbeslut till lönefil helt automatiskt. Ni slipper manuell hantering av utanordningar och frigör tid till viktigare uppgifter.

✅ Automatiserad lönefil – arvodesbeslut omvandlas till färdig lönefil
✅ Mindre administration – inga manuella överlämningar eller extrakontroller
✅ Färre fel – strukturerad hantering med full spårbarhet
✅ Flexibel anpassning – stöd för kontosträngar, kommunmodeller och ersättningstyper
✅ Full kontroll – möjlighet att testa, backa och följa alla körningar

Fakturaintegration

– Från arvode till faktura utan manuell handpåläggning

Fakturaintegrationen kopplas direkt till Löneintegration och möjliggör att arvoden där huvudmannen ska betala faktureras automatiskt via kommunens ordinarie fakturaflöde.

✅ Tidsbesparande och korrekt – eliminerar behovet för ställföreträdare att hantera uttag av arvode, skatteinbetalning och inlämnande av förenklad arbetsgivardeklaration
✅ Trygg hantering – testläge för kontroll innan verkställande
✅ Anpassningsbar – stöd för olika ekonomisystem och bokföringskrav

Befolkningskoppling

– Automatisk uppdatering från Skatteverkets befolkningsregister

Med direktkoppling till folkbokföringsdata hålls uppgifter i Wärna aktuella, vilket minskar fel och effektiviserar handläggningen.

✅ Automatiska uppdateringar – schemalagda för kontinuerlig uppdatering
✅ Hög datakvalitet – direktkälla eller via kommunens databas (Kir/Kid/Qid)
✅ Snabbare ärendehantering – rätt uppgifter i rätt tid
✅ Spårbarhet – loggning och flaggning vid förändringar
✅ Flexibel hantering – manuella eller massuppdateringar utifrån behov

SSO/SAML2

– En inloggning till hela systemet

Med SSO via SAML2 loggar användaren in via kommunens IDP och får omedelbar tillgång till Wärna – enkelt och säkert.

✅ Enkel inloggning – ingen hantering av separata konton
✅ Hög säkerhet – multifaktor och egen IT-infrastruktur
✅ Full kontroll – följer kommunens autentiseringspolicy
✅ Mindre supportbehov – färre lösenordsärenden
✅ Valfri konfiguration – stöd för övergång med parallella inloggningar

LEFI

– Automatisk kontroll av ersättningar från myndigheter

LEFI hämtar uppgifter från Försäkringskassan och Pensionsmyndigheten – så att inkomster jämförs med redovisade belopp i räkningen.

✅ Automatisk varning vid avvikelse mellan inmatat och verkligt belopp
✅ Full översikt – se exakt vilka ersättningar som betalats ut
✅ Minskad arbetsbörda – ingen manuell inhämtning krävs
✅ Manuell uppdatering – möjlighet att hämta aktuell information vid granskning

Digital Brevlåda

– Skicka säkra meddelanden direkt från Wärna

Ersätt kuvert och porto med säker, digital posthantering. Skicka dokument direkt till t.ex. Kivra, Min myndighetspost eller Digimail.

✅ Snabb och säker leverans – rätt dokument till rätt mottagare
✅ Full spårbarhet – digital loggning och kvittens
✅ Professionell avsändare – med kommunens logotyp och kontaktuppgifter
✅ Tidsbesparing – inga manuella utskick eller hantering av fysisk post

E-Arkiv

– Digital arkivering enligt FGS-standard

Med e-Arkiv exporterar ni akter direkt från Wärna till kommunens digitala arkiv – korrekt, spårbart och enligt Riksarkivets föreskrifter.

✅ Full digitalisering – från aktens skapande till långtidslagring
✅ FGS-kompatibel export – stödjer de flesta e-arkivsystem
✅ Säker hantering – akter låses vid arkivering och all aktivitet loggas
✅ Flexibel styrning – välj vilka delar som ska arkiveras

API-Paket

– Integrationer som stärker hela organisationens ekosystem

Med färdiga och licensbaserade API:er blir Wärna navet i ett automatiserat informationsflöde – och kopplas enkelt till övriga kommunala system.

✅ Direktinloggning från "Mina sidor" – enkel åtkomst för ställföreträdare
✅ Automatiserad integration – t.ex. RPA-stöd via tidsbegränsade tokens
✅ Digital domstolsimport – nya akter läggs upp direkt från rättsdokument
✅ Behörighetsstyrning – koppling till AD/IDP för säker rollhantering
✅ Automatisk avaktivering – användarkonton spärras direkt vid ändring i katalogen

Tillval

Fördjupad Granskning

– Automatiserat stöd för urval, kontroll och dokumentation av fördjupat granskade årsräkningar

Med Fördjupad Granskning får kommunen ett strukturerat verktyg för att uppfylla Länsstyrelsens krav på systematisk tillsyn. Modulen väljer ut rätt ärenden automatiskt, baserat på angivna kriterier, och dokumenterar hela granskningsprocessen direkt i dagboken.

✅ Automatiserat urval – baserat på förordnandetyp, intervall och tidigare anmärkningar
✅ Dokumentation direkt i dagboken – med anpassad händelsetext
✅ Effektivt arbetsflöde – mindre administration och lägre risk för missade kontroller
✅ Kvalitetssäkring – enklare att visa upp och återrapportera vid tillsyn
✅ Rapportmöjligheter – filtrera på granskningsstatus och ta ut underlag

Kompetensmodulen

– Smart matchning mellan ställföreträdare och uppdrag

Kompetensmodulen ger full överblick över era ställföreträdare och deras erfarenhet, vilket förenklar tillsättning och förbättrar kvaliteten i rekrytering och omfördelning.

✅ Snabb matchning – hitta rätt kandidat baserat på språk, utbildning m.m.
✅ Förbättrade tillsättningar – säkerställ att kompetens matchar uppdragets krav
✅ Strukturerad kompetensbank – profiler skapas automatiskt i systemet
✅ Trygg och transparent process – för både kommun och huvudman

Import av Dokument till Dagboksrader

– Automatiserad dokumentkoppling till rätt ärende

Genom en fördefinierad mappstruktur och namngivning kan dokument importeras direkt till dagboksrader – utan manuell handpåläggning.

✅ Tidsbesparande – flera akter kan uppdateras i samma körning
✅ Minskad felrisk – dokument hamnar automatiskt på rätt plats
✅ Flexibel lösning – stöd för återkommande körningar
✅ Filsupport – fungerar med .doc, .docx och .pdf

Mallpaket

– Nästan 200 färdiga HTML-mallar direkt i systemet

Det omfattande HTML-paketet gör det enkelt att arbeta digitalt i hela dokumentflödet. Mallarna hanteras och redigeras direkt i Wärna – utan att lämna systemet.

✅ Nästan 200 färdiga mallar – inklusive beslut, påminnelser och domstolsbrev
✅ Redigering direkt i systemet – inga Word-exporter krävs
✅ Automatisk koppling till dagboksraden – vid dokumentgenerering
✅ Central layoutstyrning – ändra t.ex. sidhuvud i alla mallar med ett klick
✅ Anpassningshjälp från Pinea – vi hjälper till med er första malluppsättning

Vi hjälper dig gärna att hitta rätt! Kontakta oss för en gemensam genomgång av vilka delar som passar just er verksamhet – och hur Wärna kan bli ett nav i ert digitaliseringsarbete.