På Pinea strävar vi efter att identifiera, bedöma och hantera risker på ett proaktivt och systematiskt sätt för att säkerställa stabilitet, kontinuitet och långsiktig framgång för våra tjänster – Interbook, Wärna och Adoxa. Riskhantering är en integrerad del av vår verksamhet och syftar till att skydda våra kunder, medarbetare, verksamhet och varumärke.

Syfte

Denna policy beskriver Pinea:s övergripande tillvägagångssätt för riskhantering och syftar till att:

• Skapa en struktur för att identifiera, bedöma och hantera risker.
• Minimera negativa effekter på verksamheten och kunderna.
• Stärka organisationens motståndskraft mot oväntade händelser och framtida utmaningar.

Riktlinjer för riskhantering

Proaktiv identifiering av risker

• Risker identifieras regelbundet inom alla delar av verksamheten, inklusive IT, säkerhet, drift, ekonomi, juridik och kundrelationer.
• Exempel på risker vi hanterar är:
  • Operativa risker: Driftavbrott, tekniska fel eller leveransproblem.
  • Säkerhetsrisker: Dataintrång, cyberhot eller obehörig åtkomst till känslig information.
  • Strategiska risker: Förändringar i marknadens behov, konkurrens eller ny lagstiftning.

Riskbedömning och prioritering

• Identifierade risker bedöms utifrån deras sannolikhet och potentiella påverkan på verksamheten och våra kunder.
• Risker klassificeras som:
  • Hög: Kritisk påverkan som kräver omedelbar hantering.
  • Medel: Betydande påverkan som behöver hanteras inom en rimlig tidsram.
  • Låg: Begränsad påverkan som övervakas löpande.

Riskhanteringsåtgärder

• För varje identifierad risk utvecklas en åtgärdsplan med följande strategier:
  • Undvikande: Eliminera risken genom att ändra processer eller rutiner.
  • Minskning: Minska risken genom kontroller, övervakning och säkerhetsåtgärder.
  • Överföring: Hantera risken genom avtal, försäkringar eller partnerskap.
  • Acceptans: Acceptera risken om dess påverkan är begränsad eller kostnaden för åtgärder är oproportionerlig.

Övervakning och rapportering

• Riskhanteringen övervakas kontinuerligt och granskas regelbundet för att säkerställa att åtgärderna är effektiva och aktuella.
• Risker rapporteras till ledningen och, vid behov, till externa intressenter.

Incidenthantering och kontinuitetsplanering

• Vid inträffade incidenter aktiveras Pineas kontinuitetsplaner för att minimera påverkan på tjänster och kunder.
• En analys av incidenten genomförs i efterhand för att identifiera förbättringsmöjligheter och stärka vår motståndskraft.

Säkerhet och dataskydd

• Särskild vikt läggs vid hantering av säkerhetsrisker kopplade till kunddata och tjänsternas integritet.
• Våra säkerhetsåtgärder följer aktuella lagar och regelverk, inklusive GDPR, och anpassas kontinuerligt till nya hotbilder.

Ansvar och roller

• Ledningen: Övergripande ansvar för att riskhantering är en central del av strategiska beslut och verksamhetsstyrning.
• Medarbetare: Alla medarbetare är ansvariga för att identifiera och rapportera risker inom sina ansvarsområden.
• Riskägare: För varje risk utses en ansvarig person som ansvarar för att hantera och följa upp åtgärder.

Utbildning och medvetenhet

• Samtliga medarbetare utbildas regelbundet i riskhantering för att stärka organisationens förmåga att hantera risker.
• Medvetenhet kring riskhantering integreras i Pineas arbetskultur och processer.

Kontinuerlig förbättring

Pinea arbetar ständigt med att förbättra sina riskhanteringsprocesser genom lärdomar från tidigare erfarenheter, förändringar i omvärlden och regelbunden utvärdering av policyer och rutiner.