Vid e-arkivering (avställning) från Lex hanteras minnesanteckningar och tjänsteanteckningar på olika sätt, beroende på hur de är registrerade i systemet.

Minnesanteckningar

Minnesanteckningar är anteckningar på ärendet, inte handlingar. Även om en minnesanteckning registreras i Lex blir den inte en handling och det skapas ingen egen fil.

Vid avställning följer alla anteckningar på ärendet med, både oregistrerade och registrerade. De exporteras som textuppgifter i ärendets XML-fil (anteckningstyp, text och datum). Däremot följer inte A-nummer, registreringsstatus eller någon PDF/fil med. Anteckningar som ligger på handlingar, objekt eller sammanträden ingår inte.

Tjänsteanteckningar

Om tjänsteanteckningen är skapad som en handling i ärendet exporteras den som en egen handling i e-arkivet, med metadata och tillhörande fil.

Om ”tjänsteanteckning” i stället används som en anteckningstyp (alltså en anteckning i anteckningspanelen) behandlas den på samma sätt som övriga minnesanteckningar, alltså som text i ärendets XML och inte som egen handling.

Minnesanteckningar, tjänsteanteckningar och samlingshandlingar

Minnesanteckningar, tjänsteanteckningar och samlingshandlingar hanteras var för sig vid e-arkivering. En samlingshandling ersätter inte anteckningarna.

Samlingshandling och samlingshandling +

Minnesanteckningar ligger kvar på ärendet. Vid avställning följer alla anteckningar på ärendet med som text i ärendets XML-fil.

Om en minnesanteckning också har valts in i en samlingshandling blir texten dessutom sidor i den PDF. Originalanteckningen tas inte bort. Det kan alltså bli både text i XML-filen och samma innehåll i samlingshandlingen.

En tjänsteanteckning som är skapad som handling följer med som egen handling med fil. Om den också ingått i en samlingshandling följer innehållet med även där.

Skillnaden mellan samlingshandling och samlingshandling + är var PDF sparas.

Samlingshandling

Samlingshandling sparas på ärendet. Vid avställning av ärendet följer både anteckningarna, de ingående handlingarna och samlingshandlingen med.

Samlingshandling +

Samlingshandling + sparas på objektet. Även om den innehåller anteckningar eller handlingar från kopplade ärenden följer den inte med när ärendet avställs. Då följer bara ärendets egna anteckningar och handlingar med.

Kort sammanfattning

En registrerad minnesanteckning följer med som text på ärendet. En tjänsteanteckning som är skapad som handling följer med som egen handling med fil. Vill ni att uppgiften ska arkiveras som en handling behöver den därför vara registrerad som handling i Lex.