Den här artikeln beskriver hur ert särskilt framtagna bekräftelseflöde fungerar i Adoxa – en lösning som är anpassad efter just er verksamhets behov. Syftet är att säkerställa att kunden informeras om sin bokade tid, får möjlighet att bekräfta eller boka om, och att ni som organisation har kontroll över vilka besök som faktiskt kommer att genomföras.

Flödet minimerar risken för uteblivna besök, ger bättre framförhållning i planeringen och frigör automatiskt tider när kunden inte bekräftar sin närvaro.

Bekräftelseflöde – steg för steg

1. Direkt efter bokning

När en bokning skapas i Adoxa startar bekräftelseflödet automatiskt.

• Ett aviseringsbrev skickas till kunden med information om tidpunkt, plats och eventuell ytterligare information.
• Kunden uppmanas att logga in på Mina sidor för att bekräfta tiden eller boka om om den inte passar.

2. Vid ombokning

Om kunden väljer att boka om sin tid:

• En ny bokning skapas automatiskt i systemet, och bekräftelseflödet startar om för den nya tiden.
• Kunden får återigen information och möjlighet att bekräfta den nya bokningen.

3. Påminnelse vid utebliven bekräftelse

Om kunden ännu inte har bekräftat sin bokning senast 10 dagar innan det planerade besöket:

• Ett SMS skickas som påminnelse, med tydlig information och länk till Mina sidor där kunden kan bekräfta eller boka om tiden.

4. Ingen bekräftelse – bokning raderas

Om ingen bekräftelse har kommit in från kunden efter påminnelsen:

• Bokningen tas bort automatiskt från systemet och tiden frigörs för nya bokningar.
• Detta sker enligt de tidsramar som definierats i er kundanpassade lösning.

5. Utförande och montörens vy

• Endast bokningar som har bekräftats av kunden visas i montörens arbetslista.
• Detta ger en mer tillförlitlig planering för tekniker och minskar risken för bom-besök.

Administratörens roll

Som administratör kan du:

• Följa status på enskilda bokningar (bekräftad / ej bekräftad)
• Kontrollera om och när SMS eller brev har skickats
• Justera mallar för meddelanden vid behov (kontakta gärna er kundansvarige om det ska göras)
• Få överblick över lediga tider som frigjorts automatiskt