För att Adoxa ska fungera som du vill behöver du först göra några grundläggande inställningar. I den här artikeln går vi igenom hur du sätter upp kontot, anpassar inställningar för din verksamhet och lägger grunden för ett smidigt arbetsflöde.

Användare, Team & Aktiviteter

Adoxa bygger på en tydlig struktur där användare ingår i team, som i sin tur tilldelas aktiviteter.

En användare kan tillhöra flera team likaså kan ett team ha flera aktiviteter kopplade på sig.

Användare och roller

Varje användare har en specifik roll som styr vad de kan göra i systemet:

• Admin – Full behörighet, kan skapa användare och hantera bokningar.
• Resurs – Utför uppgifter men kan inte skapa bokningar.
• Extern användare – Tillhör en extern organisation.
• Kundtjänst – Hanterar kundärenden och bokningar.
• Extern Admin – Administrerar externa användare och deras bokningar.

Arbetstider är viktiga främst för resurser som ska utföra bokningarna, använder man funktionen Automatbokning kan en användare aldrig få bokningar tilldelade sig utanför sina arbetstider.

Team och dess funktioner

Ett team består av en eller flera användare som kan utföra de aktiviteter det tilldelats.
För att skapa ett team behöver du:

1. Ett namn – Välj ett beskrivande namn, t.ex. "VattenTeamet".
2. Resurser – Användare som ingår i teamet.
3. Aktiviteter – Minst en aktivitet som teamet kan utföra.

Exempel

Lisa har rollen Resurs och tillhör VattenTeamet.
VattenTeamet har endast aktiviteten Vattenmätarbytevilla. Således kan Lisa endast utföra bokningar som har aktiviteten Vattenmätarbyte_villa kopplat på sig.

Aktiviteter och Statusar

Varje aktivitet har vissa grundinställningar:

• Namn – Exempel: "Vattenmätarbyte_villa".
• Längd – Hur länge aktiviteten tar (anges i minuter).
• ID – Används för att koppla aktiviteten till en arbetsorder från utilitysystemet.

Du kan även konfigurera:

• På app fliken - kan du styra utseendet i appen genom att välja vilken mall som ska gälla.
• Aviseringar – Styrs direkt från aktiviteten och konfigureras separat för automatbokning och manuell bokning.

  • Automatbokning: Aviseringar skickas automatiskt enligt fördefinierade parametrar. Detta inkluderar tidsinställda utskick av e-post, SMS och brev innan en bokning äger rum.

  • Manuell bokning: Aviseringar kan anpassas av användaren vid bokningstillfället. Det är möjligt att skicka e-post och SMS om kundens kontaktuppgifter finns registrerade, och administratörer kan även välja att skicka brevbekräftelser vid behov. Alla aviseringar kan anpassas via aktivitetens inställningar för att säkerställa att rätt information når kunden i rätt tid.

• Statusval – De statusar montören kan välja i appen vid rapportering.

Skapa och hantera statusar

Statusar används för att rapportera arbetsordrars framsteg och resultat.

Så skapar du en ny status i Adoxa:

1. Gå till menyn "Status"

   • Öppna Adoxa och navigera till menyvalet "Status".

2. Lägg till en ny status

   • Klicka på "Ny status".

   • Ange ett namn på statusen (exempel:  "Ej åtkomst", "Återbesök krävs").

   • Välj om statusen ska vara aktiv eller endast användas i vissa fall.

3. Koppla statusen till en aktivitet

   • Efter att statusen är skapad, gå till menyn "Aktiviteter".

   • Välj den aktivitet där statusen ska användas.

   • Koppla den nyskapade statusen till aktiviteten.