Adoxa gör det enkelt att planera insatser, hantera bokningar och följa upp aktiviteter. I den här artikeln får du veta hur du arbetar med kalendern, tillgänglighet och resurser – samt hur du undviker dubbelbokningar och får full kontroll på planeringen.

Bokning och Planering

Adoxa erbjuder två sätt att boka: automatisk bokning och manuell bokning.

Automatisk bokning

Systemet kan automatiskt boka arbetsordrar baserat på tillgängliga resurser, arbetstider och geografiska områden. Automatbokningen är tillgänglig från menyvalet Arbetsorder, där söker du fram de Arbetsordrar du vill boka ut. Det är viktigt att de arbetsordrar du väljer har tilldelats en aktivitet och ett område, annars kommer inte automatbokningen kunna genomföras. 

Så fungerar det:

1. Paremetersättning – Ange de nödvändiga parametrarna, såsom datumperiod, Start- och sluttid. Samt vilka dagar som ska gälla och även team och resurs. Enklast blir det att boka ut på en resurs i taget. Om man väljer flera resurser kommer systemet att fylla upp alla tillgängliga tider för den första resursen under hela tidsperioden, och därefter gå över till den andra o.s.v.

2. Simulera bokningen – Systemet analyserar resurstillgång och föreslår möjliga bokningar.

   • Systemet tar hänsyn till användarnas arbetstider och befintliga bokningar.

   • Bokningar kan optimeras för att minimera restid och maximera effektivitet.

3. Granska och bekräfta – När simuleringen är klar kan du granska resultatet och bekräfta bokningen.

4. Avisering skickas – Kunden och tekniker får automatiskt meddelande om den inplanerade bokningen.

Manuell bokning

Om du vill boka en tid manuellt:

1. Öppna schemat – Navigera till planeringsvyn och identifiera en tillgänglig tid.

2. Dubbelklicka på en ledig tid – Detta öppnar bokningsfönstret.

3. Fyll i bokningsuppgifter – Ange:

   • Kund – Välj eller sök fram kunden.

   • Aktivitet – Specificera vilken typ av arbete som ska utföras.

   • Resurs – Välj en tekniker eller team som ska utföra uppgiften.

   • Eventuella anteckningar – Lägg till extra information som kan vara relevant.

4. Bekräfta bokningen – Klicka på “Spara” för att genomföra bokningen.

5. Skicka avisering – Om aktiverat kan kunden få en bekräftelse via e-post eller SMS.

Aviseringar och Kundkommunikation

Aviseringar konfigureras direkt på aktiviteten och det finns separata inställningar för:

1. Automatbokningar

2. Manuella bokningar

Automatbokning – Aviseringar

• Brev – Skapas X dagar innan bokningen och kan skrivas ut eller skickas via en extern tjänst.

• E-post – Skickas vid bokningstillfället med bokningsbekräftelse.

• SMS – Påminnelse X timmar innan bokningstillfället.

Manuell bokning – Aviseringar

• E-post – Bekräftelse skickas om e-postadressen är registrerad.

• SMS – Påminnelse kan aktiveras beroende på inställningarna.

• Brev – Används oftast bara vid automatbokningar.