Lex 22.0 innehåller ett stort antal nya funktioner, förbättringar och rättningar inom bland annat LexMeeting, samlingshandlingar, sökning, sekretess, expediering och dokumenthantering. Versionen innehåller även förbättringar för överförmyndarverksamheter och flera nya möjligheter för mallar och rapportering.

Nyheter och förbättringar

E-post med bilagor kan skapas som samlingshandling

När ett e-postmeddelande med bilagor registreras genom drag-and-drop från Outlook till handlingsboxen skapas nu en e-posthandling i PDF-format som innehåller både e-postmeddelandet och dess bilagor.

Det gör det enklare att bevara hela e-postmeddelandet tillsammans med tillhörande bilagor, exempelvis inför långtidsarkivering. (ID 1341)

Beställarens namn kan visas på samlingshandlingar

Vid skapande av en samlingshandling visas nu namnet på den som beställt samlingshandlingen på varje sida i dokumentets sidfot. (ID 1115)

TIFF-filer kan ingå i samlingshandlingar

Stödet för bildformat i samlingshandlingar har utökats.

Filer i TIFF-format kan nu inkluderas när en samlingshandling skapas. (ID 1142)

Fler möjligheter att hantera bilagor i samlingshandlingar

Hanteringen av bilagor har förbättrats. Det finns nu möjlighet att ange en beskrivning för en bilaga och att flytta bilagor uppåt eller nedåt.

Observera att en fullständig rättning av ordningen på bilagor planerades till en senare version. (ID 1212)

Fritextsökning för sammanträden i Lex Publicering

Sökfunktionen i Lex Publicering har utökats.

Det är nu möjligt att använda fritextsökning även för publicerade sammanträden. (ID 1283)

Snabbare avancerad sökning

Prestandan i avancerad sökning har förbättrats.

Förändringen ger snabbare söktider och gör det smidigare att arbeta med sökresultat i Lex. (ID 1467)

Sök på diarienummerintervall inför avställning

Vid sökning efter ärenden inför avställning är det nu möjligt att ange ett intervall av diarienummer.

Det förenklar arbetet när flera ärenden inom en viss nummerserie ska sökas fram för avställning. (ID 1024)

Sök på avställningsdatum vid gallring

Gallringsfunktionen har kompletterats med Avställningsdatum som datumtyp.

Det gör det möjligt att använda avställningsdatum som urval vid sökning inför gallring. (ID 1112)

Sök fram endast tagna beslut

Rapporteringen för beslut har utökats med alternativet Tagna beslut.

Det gör det möjligt att begränsa sökningen till beslut som har fattats. (ID 886)

Nya bokmärken för användaruppgifter

Nya bokmärken har lagts till för mallar där uppgifter om flera användare behöver hämtas.

Det finns bokmärken för namn, befattning, e-post och telefonnummer. Informationen kan hämtas både som lista och i kommaseparerat format. (ID 1389)

Nya bokmärken för beredningsdatum

Två nya bokmärken har lagts till för sammanträden:

• SammanträdeBeredningdatumVeckodag
• SammanträdeBeredningdatumKlartext

Bokmärkena ger fler möjligheter att presentera beredningsdatum i mallar. (ID 1094)

Nya bokmärken för paragrafnummer

Två nya bokmärken har lagts till för att hämta sammanträdets start- och slutparagraf utan paragraftecken:

• SammanträdeStartParagrafNummer
• SammanträdeSlutParagrafNummer (ID 1029)

Fler val för notifieringar från sammanträden

Användare kan nu själva styra fler typer av notifieringar från sammanträden.

Under Notifieringar → Typ av notifieringar har alternativen Ny handling på sammanträdespunkt och Borttagen handling på sammanträdespunkt lagts till. (ID 1241)

Notifieringar skickas först efter publicering till LexMeeting

Notifieringar om att en handling har lagts till, ändrats eller tagits bort från en sammanträdespunkt skickas nu först när sammanträdet har publicerats till LexMeeting.

Det minskar risken för att deltagare får notifieringar om förändringar innan materialet faktiskt är tillgängligt för dem. (ID 1477)

Förbättrad hantering av beredningsgrupper

Det är möjligt att markera vilka deltagare som ingår i en beredningsgrupp och därefter välja att publicera material endast till dessa deltagare.

Det ger sekreterare och mötesansvariga bättre kontroll över vilka deltagare som ska få tillgång till material under beredningen. (ID 1392)

Ta bort flera handlingar från en sammanträdespunkt

Det är nu möjligt att ta bort samtliga handlingar direkt under en sammanträdespunkt genom att högerklicka på punkten och välja Ta bort alla handlingar.

Funktionen gäller handlingar och beslut som ligger direkt under sammanträdespunkten. Handlingar som ligger under ett kopplat ärende omfattas inte. (ID 1141)

Ta bort flera handlingar samtidigt i registreringsvyn

Flera handlingar kan nu markeras och tas bort samtidigt i registreringsvyn.

Markera handlingarna och högerklicka för att välja borttagning. (ID 1025)

Zoomning fungerar i frikopplade fönster

När en flik kopplas loss och öppnas i ett eget fönster är det nu möjligt att zooma in och ut i text och bilder. (ID 1267)

Utökade inställningar för Navet

Integrationen mot Navet har kompletterats med ytterligare alternativ för hämtning av folkbokföringsuppgifter, inklusive datum och folkbokföringsadress. (ID 1265)

Egna sekretessmyndigheter kan anges

Hanteringen av sekretessmyndigheter har gjorts mer flexibel.

Det är nu möjligt att välja om sekretessmyndighet ska hämtas från organisationen eller om egna sekretessmyndigheter ska administreras och väljas i Lex. (ID 588)

Handlingstyp är obligatoriskt vid registrering

Handlingstyp är nu obligatoriskt när en handling registreras via registreringsvyn.

Det bidrar till en mer konsekvent registrering av handlingar. (ID 549)

Anteckningsfältet vid extern expediering har tagits bort

Fältet för att ange anteckningar i samband med extern expediering har tagits bort. (ID 1118)

Tilläggsfunktioner

Påminnelse om digital signering

För kunder som använder digital signering finns nu möjlighet att skicka en påminnelse om en pågående signering.

På arbetsmaterial som har skickats för signering finns alternativet Påminn signering i kontextmenyn.

Funktionen kräver licens för digital signering. (ID 1205)

Ny beslutsstämpel

En ny beslutsstämpel finns tillgänglig för registrerade handlingar som har ett beslut kopplat till sig.

Stämpeln innehåller beslutsnummer och beslutsdatum. Funktionen kräver separat licens. (ID 1050)

Rättningar

Dubbletter i expedieringsfönstret har åtgärdats

Ett fel som kunde göra att befintliga mottagare dubblerades när en e-postadress, deltagare eller användare lades till i expedieringsfönstret har rättats. (ID 1453)

Korrekt uppdatering av folkbokföringsinställningar

När inställningen Hämta ej folkbokföringsuppgifter ändras via personboxen och användaren väljer att uppdatera det gemensamma deltagarregistret slår ändringen nu igenom korrekt även för befintliga uppgifter. (ID 1451)

Förbättrad hantering av objekt med många kopplade ärenden

Ett problem som kunde orsaka stopp när ett objekt var kopplat till ett stort antal ärenden har åtgärdats. (ID 1442)

Korrekt hantering av tomma adresser från EPS

När EPS skickar ett tomt adressfält tas nu en tidigare inaktuell adress bort istället för att ligga kvar i Lex. (ID 1400)

Färre onödiga notifieringar från sammanträden

Hanteringen av notifieringar vid förändringar av handlingar på sammanträdespunkter har rättats.

Deltagare får nu ett notifieringsmejl per nytillkommen eller borttagen handling enligt de notifieringsinställningar som används. (ID 1387)

Ansvarig handläggare kan läggas till efter godkännandeflöde

Det är nu möjligt att lägga till ansvarig handläggare även efter att en handling har skickats vidare i ett godkännandeflöde. (ID 1355)

Förbättrad prestanda i Lex Publicering

Sökningen i Lex Publicering har optimerats för att ge bättre svarstider. (ID 1342)

Behörighet styr möjlighet att ändra ärendestatus

Användare som saknar behörighet att avsluta ärenden kan inte längre använda statusändring för att kringgå denna behörighet.

Det ger en säkrare och mer konsekvent behörighetshantering. (ID 1322)

Förbättrad visning på iPhone och iPad

Ett visningsfel i Lex Publicering där text kunde hamna ovanpå knappar på iPhone och iPad har åtgärdats. (ID 1300)

Dubbletter av befattningar har åtgärdats

Ett fel som kunde göra att samma befattning visades flera gånger har rättats. (ID 1290)

Samlingshandling kan beställas från sammanträdespunkt

Ett fel har rättats så att det åter är möjligt att beställa en samlingshandling direkt från en sammanträdespunkt. (ID 1287)

E-postadresser följer med vid registrering

Ett fel har rättats där deltagarnas e-postadresser i vissa fall inte följde med när ett e-postmeddelande registrerades genom drag-and-drop. (ID 1282)

Uppdaterade bokmärken för deltagarlistor

Bokmärken för kommaseparerade deltagarlistor har fått nya namn för att undvika konflikter när filter kombineras.

De nya bokmärkena är:

• DeltagarlistaKommaseparerad
• DeltagarlistaPartiKommaseparerad
• DeltagarlistaTitelKommaseparerad

Om de tidigare bokmärkena används i en mall behöver mallen uppdateras med de nya bokmärkena. (ID 1243)

Kopiering av sammanträdespunkter har rättats

Funktionen för att kopiera punkter från tidigare sammanträden har rättats.

Nya punkter skapas via Lägg till, medan befintliga punkter kan kopieras till sammanträdet. (ID 1217)

Personobjekt kan öppnas direkt från sökresultatet

Länken till förtroendevalda i sökresultatet för personobjekt fungerar nu som avsett och öppnar personobjektet direkt. (ID 1215)

Datum tas bort när handling sparas som arbetsmaterial

Om ett inkommetdatum har angetts på en handling och handlingen därefter sparas som arbetsmaterial tas datumet nu bort. (ID 1204)

Snabbare och mer flexibel kopiering från tidigare sammanträden

Det går nu att styra hur många tidigare år som ska visas när information kopieras från ett tidigare sammanträde.

Inställningen finns under Systemadministration → Systeminställningar → Sammanträde → Antal år i kopiera från sammanträde. (ID 1139)

Registrerade beslut kan inte redigeras gemensamt

Funktionen för att redigera samtliga beslutstexter blir nu inaktiv om ett eller flera av besluten redan har registrerats. (ID 1114)

Egen box fungerar efter återöppnat ärende

Ett fel som kunde göra att en egen box blev låst efter att ett avslutat ärende återöppnades har åtgärdats. (ID 1102)

Förbättrad behörighet vid skapande av ärenden

Knappen Skapa ärende är nu inaktiv för användare som saknar behörighet att skapa ärenden. (ID 1036)

Säkrare hantering av GDPR-markerade handlingar

Möjligheten att publicera fulltext är nu inaktiv för handlingar som är GDPR-markerade.

Det minskar risken för att fulltext publiceras av misstag. (ID 1035)

Förbättrad hantering av avflyttade personer i EPS

När ett objekt registreras som avflyttat avslutas objektet och information om avflyttningen anges i kommentaren.

Om objektet senare aktiveras igen tas den tidigare avflyttningsinformationen bort. (ID 929)

Stöd för större belopp i arvodesboxen

Arvodesboxen har rättats så att tillgångar över 99 miljoner kan registreras. (ID 928)

Stavningskontroll fungerar vid ändring av ärendemening

Ett fel i stavningskontrollen vid ändring av ärendemening har åtgärdats. (ID 888)

Ändringar i användaruppgifter kan sparas korrekt

Funktionen Hantera användare har rättats så att ändrade uppgifter kan sparas och fönstret stängas som avsett. (ID 887)

Förbättrad hantering vid expediering

Hanteringen av transportsätt vid expediering har förbättrats.

Rätt transportsätt visas nu även när boxen är minimerad och informationen registreras korrekt i händelseloggen. (ID 866)

Samma handlingstyper visas vid skapa och ändra handling

Handlingstyper hanteras nu konsekvent mellan vyerna Skapa handling och Ändra handling. (ID 778)

Standardbeskrivning skriver inte över befintlig beskrivning

Vid import eller registrering av en handling behålls nu den ursprungliga beskrivningen istället för att skrivas över av en standardbeskrivning. (ID 751)

Säkrare åtkomst till kopplade ärenden

Behörighetskontrollen för ärenden som nås via Kopplade ärenden har förbättrats.

Ett ärendekort kan inte längre användas för att läsa metadata i ett ärende som användaren saknar behörighet till. (ID 630)

Konsekvent hantering av handlingsnummer

Benämningen på handlingsnummer har gjorts enhetlig i handlingskort, postlista och notifieringar. Handlingsnummer är även sökbart. (ID 608)

c/o-adress hämtas från Lantmäteriet

GIS-integrationen mot Lantmäteriet har förbättrats så att även c/o-adress för fastighetsägare kan hämtas. (ID 596)

Mottagare är förvalt vid expediering

När avsändare eller mottagare läggs till på en handling eller vid extern expediering är Mottagare nu förvalt som typ. (ID 579)

Förbättrad licenshantering

Licenshanteringssidan under systeminställningarna har kompletterats med scrollning för att göra sidan enklare att använda. (ID 567)

Flera expedieringssätt till samma person

Om samma person expedieras på flera olika sätt behålls nu respektive expedieringssätt korrekt. (ID 499)

Registrering från handlingskortet fungerar med rätt behörighet

Användare med skrivrättighet via sin befattning i det egna diariet kan nu registrera en handling från Ändra på handlingskortet. (ID 498)

Avdelning visas för avsändare och mottagare

Avdelning visas återigen när en avsändare eller mottagare läggs till på en handling. (ID 485)

Handlingar ärver sekretess från ärendet

När en ny handling skapas i ett sekretessmarkerat ärende ärver handlingen automatiskt samma sekretessgrund som ärendet.

Det ger en säkrare och mer konsekvent sekretesshantering. (ID 478)

Förbättrad scrollning vid koppling av ärenden och objekt

Listor vid koppling av ärenden och objekt startar nu högst upp, vilket minskar risken för att objekt missas när listan öppnas. (ID 473)

Ny LexMeeting-app

En ny version av LexMeeting introduceras för mobil, surfplatta och dator.

Den nya appen görs tillgänglig för bland annat iOS och Android och det finns även en version för dator. Fortsatt nyutveckling av LexMeeting sker för den nya generationen av appen och tillsammans med senare versioner av Lex.

Nya Outlook för Windows

Vi avråder tills vidare från att använda Lex tillsammans med Nya Outlook för Windows.

Nya Outlook saknar för närvarande stöd för de integrationer som Lex använder. Det innebär bland annat att funktionalitet för e-post från registreringsvyn i Lex kan sluta fungera. Även annan Outlook-beroende funktionalitet, exempelvis drag-and-drop, kan påverkas.

Vi följer Microsofts fortsatta utveckling av integrationsmöjligheterna i Nya Outlook och arbetar med hur motsvarande funktionalitet i Lex ska kunna stödjas framöver.

Har ni frågor är ni välkomna att kontakta Lex Support.

Certifikat krävs för Office-tillägget

Microsoft har gjort förändringar som innebär att ett certifikat behöver finnas installerat på de datorer där Lex Office-tillägg används.

Om certifikatet saknas kan fel uppstå när ni försöker spara dokument från exempelvis Word, Excel eller PowerPoint till Lex.

Problemet kan bland annat uppstå efter:

• installation av nya säkerhetsuppdateringar på datorer eller servrar
• förändringar utifrån Microsofts rekommenderade säkerhetspolicyer
• nya säkerhetsinställningar via gruppolicy.

Certifikatet behöver installeras på samtliga datorer där Lex används tillsammans med Office-tillägget.

Certifikatet och installationsinstruktioner finns på kund-FTP under mappen Versioner.