Så här använder du GDPR-funktionerna i Interbook: Registerutdrag och Glöm mig

Den här guiden visar hur du som administratör eller privat användare kan nyttja funktionerna för registerutdrag och radering av personuppgifter enligt GDPR. Du får vägledning i både administrativa och publika funktioner.

För information om hur man hanterar villkor för registrering och tvingar kunder godkänna er policy för kommunens hantering av personuppgifter, läs guiden Hantera villkor för registrering (GDPR)

1. Om funktionen

• Funktionen är ett komplement till befintlig rensning via Inställningar → Underhåll.
• Används för manuell rensning av privata kunder/användare som begär att bli glömda.
• Systemet gör en kontroll liknande den automatiska rensningen:
  • Om användaren har data kopplat till sig (bokningar, bidrag etc.), kan radering nekas.
• Raderar endast privata kunder– funktionen fungerar inte för föreningar eller övriga kundtyper.
• NOTERA! Om användaren är kopplad till flera kunder försvinner inloggningen för samtliga. Det finns ju personuppgifter även på användaren. Gör gärna en kontroll av användaren på kunden i kundregistret för att få en inblick i vilka andra kundkopplingar som kan påverkas. 

2. Funktioner för administratör

Som administratör finns två funktioner i kundregistret:

• Registerutdrag GDPR
• Radera personuppgifter

2.1 Skapa registerutdrag

1. Gå till Kundregistret.
2. Markera en privat kund.
3. Klicka på knappen Registerutdrag GDPR.
4. Systemet kontrollerar vilka delar av Interbook där uppgifter finns.
5. En PDF genereras med informationen.
   • Fullständigt personnummer ingår.
   • Den avslutande texten i PDF:en redigeras i applikationstexten:
     Registerutdrag GDPR-Informationstext.

2.2 Radera personuppgifter

1. Markera en privat kund i kundregistret.
2. Klicka på Radera personuppgifter.
3. Systemet ställer en kontrollfråga.
4. Om radering inte är möjlig visas information om vad som hindrar rensningen, t.ex.:
   • Aktuella bokningar
   • Fakturaunderlag
   • Bidragsansökningar
5. Om inga hinder finns, raderas kunden och personens eventuella användare tas också bort (med alla ev. kundkopplingar) ur systemet.
6. Händelsen loggas i händelselogg (utan personuppgifter).

3. Funktion för privatperson

Logga in som privatperson.

1. Gå till Mitt konto → välj Glöm mig.
2. Om inga kopplade uppgifter finns:
   • Du loggas ut och kunden raderas.
3. Om det finns kopplingar (bokningar, bidrag etc.):
   • Systemet visar ett meddelande om att radering inte är möjlig.
4. Vid behov kan föreningen/administratören ta ut ett registerutdrag för att visa kunden vad som förhindrar rensning.