Så här fungerar föreningsansökan i Interbook

Den här instruktionen beskriver hur en förening ansöker om att bli registrerad i kommunen via Interbook, samt hur du som administratör hanterar inkomna föreningsansökningar. Guiden omfattar hela flödet – från registrering som privatperson till beslut och status.

1. Föreningsansökan som föreningsansvarig

När en förening vill registrera sig hos kommunen görs ansökan av en föreningsansvarig. För att kunna ansöka krävs att personen först registrerar sig som privatperson i Interbook.

Syftet med privatregistreringen är att:

• Möjliggöra digital kommunikation under ansökningsprocessen.
• Säkerställa att ansökan kan hanteras innan föreningen är godkänd.
• Skapa en framtida koppling till rollen Ansvarig förening om ansökan godkänns.

Processen skiljer sig något beroende på om kommunen använder E-legitimation (E-Id) eller inte.
Notera att om kommunen aktiverat funktion för E-Id och du saknar ett sådant, behöver du kontakta kommunen för att kunna använda användarnamn och lösenord som inloggningsmetod.

2. Registrering utan E-legitimation

1. Klicka på Ny privatkund på startsidan.

2. Ange din e-postadress.

3. Fyll i efterfrågade uppgifter i formuläret.

4. Klicka på Spara.

5. Godkänn kommunens villkor för registrering.

6. En verifieringskod skickas till din e-postadress.

7. Ange verifieringskoden i formuläret.

   • Vid behov klicka på Skicka verifieringskod för en ny kod.

8. Registreringen slutförs.

Du kan nu logga in i Interbook med ditt användarnamn och lösenord.

3. Registrering med E-legitimation

1. Klicka på:

   • E-legitimation, eller

   • Ny privatkund (detta val kan saknas beroende på kommunens inställningar).

2. identifiera dig via kommunens inloggningstjänst (IDP) med din E-legitimation. 
   Om du använt Ny privatkund som val, behöver du först ange din e-postadress för kontroll om du redan 
   finns som användare i Interbook.

3. Du skickas tillbaka till Interbook.

4. Ange din e-postadress (kan efterfrågas även om den angetts tidigare).

5. Fyll i eventuella kompletterande uppgifter.

6. Godkänn kommunens villkor för registrering.

7. En verifieringskod skickas till din e-postadress.

8. Ange verifieringskoden i formuläret.

   • Vid behov klicka på Skicka verifieringskod.

9. Registreringen slutförs.

Du kan nu logga in i Interbook med din E-legitimation.

4. Viktigt att känna till

• Registrering som privatperson är en förutsättning för att använda systemet.

• Vilka uppgifter som behöver fyllas i beror på kommunens inställningar och eventuell E-Id-integration.

• Verifieringskod krävs alltid för att bekräfta e-postadressen.

• Samma e-postadress kan i vissa fall kopplas till flera roller i systemet.
  
  

5. Skapa föreningsansökan

1. Logga in som privatperson.
2. Gå till Mitt konto.
3. Klicka på Föreningsansökningar.
4. Välj Ny ansökan
5. Följ stegen i ansökningsformuläret.

Du kan när som helst välja Spara utkast och fortsätta senare.

6. Steg i föreningsansökan

6.1 Grunduppgifter

Fyll i:

• Föreningens namn (obligatoriskt)
• Organisationsnummer (obligatoriskt)
• Plusgiro/Bankgiro/Kontonummer (vid behov)
• RF-nummer (om tillämpligt)
• Markera om föreningen ska visas i offentligt register

Kontaktuppgifter:

• Adress, postnummer och ort (obligatoriskt)
• Telefon och e-post
• Eventuell hemsida

Kategori-Organisation-Verksamhet:

• Välj föreningskategori (obligatoriskt)
• Välj organisation
• Ange ny organisation om den saknas
• Välj verksamhet och klicka Lägg till (flera kan anges)
  
  

6.2 Skapa inloggning

Här visas vilken e-postadress som kopplas till föreningen. Den kan inte ändras i detta steg.

6.3 Registrera styrelse

1. Klicka på Registrera styrelsemedlem.
2. Fyll i uppgifter för styrelse och revisor.

Kommunen kan ange krav i hjälptexten.

6.4 Dokument

1. Ladda upp obligatoriska dokument.
2. Dokumenttyper styrs av kommunens dokumentregister.
3. Dokument kan vara årshandlingar eller övriga dokument.

 
6.5 Försäkran

1. Bekräfta att uppgifterna är korrekta.
2. Texten kan redigeras i applikationstexter.

6.6 Skicka förfrågan

1. Granska sammanställningen.
2. Klicka Skicka.
3. En kvittens visas.
4. Ansökan syns nu i listan med aktuell status.

7. Admin – Inställningar för föreningsansökan

Administratören kan anpassa formuläret:

1. Gå till Inställningar → Inställningar → Föreningsansökan.
2. Klicka på Skapa+ för att lägga till extra frågor.
3. Ange:
   • Titel
   • Typ (Text, Datum, Numerisk, Ja/Nej)
   • Obligatorisk (vid behov)

Övriga inställningar:

• Dokument måste biläggas ansökan

 
8. Handläggning av föreningsansökan

8.1 Hitta ansökningar

1. Gå till startsidan.
2. Klicka på Inskickat för handläggning.
3. Välj fliken Ansökningar.
4. Markera ansökan och klicka Ändra.
   
   

8.2 Granska grunduppgifter

1. Justera Område.
2. Kontrollera Motpart.
3. Kontrollera RF-nummer (ej tvingande).

Alla fält är redigerbara.

8.3 Verksamhet och kategorier

1. Välj Föreningskategori.
2. Välj Organisation.
3. Registrera ny organisation vid behov.
4. Lägg till verksamheter.
5. Ange Kundkod.

8.4 Bifogade dokument

1. Granska uppladdade dokument.
2. Godkänn eller avslå dokument.
3. Begär komplettering vid behov.

8.5 Övrigt/Extra information

1. Välj Betalningssätt.
2. Välj Kundprisklass.
3. Markera Endast förfrågan vid behov.
4. Hantera eventuella extra fält som lagts till i inställningarna.
   
   

8.6 Beslut och kommentar

När beslut tas måste e-postmeddelande fyllas i.

Du kan välja:

• Godkänn
• Begär komplettering
• Avslå

Standardtexter finns:

• Ny föreningsansökan-Godkänd
• Ny föreningsansökan-Avslag
• Ny föreningsansökan-Behöver komplettering

Resultat av beslut:

• Godkänd → Föreningen registreras i kundregistret.
• Avslag → Ingen registrering sker.
• Komplettering → Ansökan ligger kvar för uppdatering.

Meddelanden visas även under Historiska meddelanden.

8.7 Intern kommentar

• Fältet Intern kommentar sparas under kundens flik Anmärkningar.
• Ej synligt för kund.
  
  

9. Komplettera ansökan som sökande

1. Kunden får e-post om komplettering.
2. Loggar in som privatperson.
3. Öppnar ansökan.
4. Gör ändringar och skickar in igen.

All tidigare information ligger kvar.

10. Statusar för föreningsansökan

• Påbörjad ansökan (ej inskickad)
• Mottagen ansökan, ej hanterad
• Ansökan ska kompletteras
• Ansökan har kompletterats
• Avslagen ansökan
• Godkänd ansökan