Så här hanterar du Administrativ organisation för bidragsdelen i Interbook

Den här instruktionen visar hur du som administratör använder funktionen Administrativ organisation i Interbook för att begränsa åtkomst för personalanvändare till utvalda kunder, bidrag och funktioner. Du får steg-för-steg-vägledning i hur du sätter upp organisationstillhörighet i olika delar av systemet.

Innan ni börjar – att tänka på!

Innan ni påbörjar arbetet i Interbook med att införa administrativa organisationer, är det bra att säkerställa att dessa organisationer är redo att själva ta ansvar för hela bidragsprocessen – från att skapa mallar och hantera regelverk till att sköta sina register.

Om organisationerna ännu inte är där, och behovet snarare handlar om att kunna handlägga inkomna ansökningar, kan det vara ett bättre alternativ att användarna får rollen Bidragshandläggare och kopplas direkt till de bidragsarter de ska hantera. Det gör det möjligt att arbeta effektivt med handläggningen utan att behöva ansvara för hela strukturen runt omkring.

Om du inte har tillgång till denna funktionalitet, kontakta oss via Supportcenter i Interbook, så hjälper vi dig vidare.

1. Skapa administrativ organisation

1. Gå till Register → Administrativa organisationer.
2. Klicka på Skapa.
3. Fyll i namn på organisationen.
4. Markera om organisationen ska vara bidragsbehörig.
   • Om ni använder Aktivitetsstöd ingår även möjlighet att tilldela åtkomst dit.
5. Klicka på Spara.

Bidragsbehörighet styr åtkomst till menyer, snabbval och kundflikar för bidrag.

2. Lägg till organisation på personalanvändare

1. Gå till Inställningar → Personalanvändare.
2. Välj aktuell användare.
3. Välj organisation och klicka på Lägg till.
4. Klicka på Spara.

För att kunna hantera bidragsansökningar krävs det för rollen Bidragshandläggare koppling till de bidragsarter denne ska hantera för sin organisation. 

3. Valfritt- Koppla organisation till kund

1. Gå till Kundregistret och sök upp aktuell kund.
2. Under fliken Kund, välj en eller flera administrativa organisationer.
3. Klicka på Spara.

NOTERA! Vill man INTE koppla kunder till organisation finns det under Inställningar->Inställningar->Övrigt ett val att alla kunder ska visas oavsett administrativ organisation. Man bör tänka över detta innan, då en kund såklart skulle kunna vara kund i flera organisationer. Om det upplevs som en administrativ börda att underhålla organisationstillhörighet på kund, kanske man ska överväga detta val.

4. Organisationstillhörighet för konton

• Konton kopplas automatiskt till en organisation beroende på vilken administratör som skapar dem via Register->Kontoregister.
• Endast administratörer kopplade till en organisation kan skapa konton för den organisationen.
• Administratörer utan organisationstillhörighet ser alla konton men kan inte skapa nya med organisationstillhörighet.

5. Koppla organisation till bidragsmall

1. Gå till Bidrag → Mall för ansökan.
2. Välj aktuell mall.
3. Välj administrativ organisation.

En administratör med organisationstillhörighet ser endast mallar kopplade till sin organisation.
Vid ny mall av inloggad användare med organisationstillhörighet skapas kopplingen automatiskt.

6. Skapa bidragsgrupp för organisationen

1. Gå till Bidrag → Bidragsgrupp.
2. Klicka på Skapa.
3. Fyll i information och välj kopplad organisation.
4. Klicka på Spara.

Du måste vara inloggad som bidragsadministratör med koppling till en organisation för att gruppen ska skapas under organisationen.
Du ser endast kunder som är kopplade till organisationen, om sådan styrning är aktiverad.

7. Skapa bidragsmall och bidragsart

• När du som bidragsadministratör med organisationstillhörighet skapar en mall eller bidragsart:
  • Du ser endast de mallar och arter som är kopplade till din organisation.
  • Funktionaliteten i övrigt är densamma.

8. Skapa och hantera bidragsansökan

• Vid skapande eller hantering av ansökningar (t.ex. godkännande, komplettering, utbetalning, avslut):
  • Du ser endast de bidrag och kunder som är kopplade till din organisation.
  • Alla åtgärder görs som vanligt, men begränsas till din organisationstillhörighet.

Om kundens ansökan inte är kopplad till din organisation, kan du inte handlägga ärendet.