Den här instruktionen beskriver steg för steg hur du som System-, Central- eller Bidragsadmin (eller med rollen Bidragshandläggare) handlägger bidragsansökningar i Interbook. Du får vägledning i hela processen – från mottagen ansökan till utbetalning och eventuellt avslut.

1. Bedöma inkomna handlingar

1. Gå till fliken Bidrag och visa listan över inkomna ansökningar.
2. Välj en ansökan och klicka på Ändra.
3. Gå igenom informationen överst (kunduppgifter, statusar, verifieringsdatum, m.m.).
4. Kontrollera spärrar, anmärkningar och dokument i sektionen Kunds ansökan.
5. Fyll i eventuella fält markerade med Admin.
6. Klicka på Spara till kunds dokument om du vill kopiera dokument till kundregistret.
7. Använd sektionen Meddelande till kundvid behov av komplettering, avslag eller annan kommunikation:
   • Begär komplettering – skickar e-post, kund kan redigera ansökan.
   • Avslå – kräver e-post, ansökan sparas som avslagen.
   • Klar för granskning – fortsätt till nästa steg.
8. Lägg eventuellt till:
   • Intern notering
   • Kompletterande information (text eller dokument)
   • Handläggare

2. Efter "Klar för granskning"

1. Granska ansökan där den nu är låst för redigering av kund.
2. Klicka på Beräkning för att se automatiskt uträknat belopp.
3. Justera beloppet manuellt vid behov.
4. Ändra konto vid behov genom att klicka på Ändra konto.
5. Lägg till Redovisning om den ska begäras innan utbetalning (välj formulär och deadline).
6. Fortsätt genom att klicka på Nästa eller lägg ansökan på Bevakning.
7. Redigera vid behov:
   • Intern notering
   • Kompletterande information
   • Handläggare

3. Göra ansökan klar för utbetalning

1. Ange antal delutbetalningar och justera datumen och beloppen vid behov.
2. Om ansökan manuellt betalats ut, markera detta – budgeten påverkas ändå.
3. Använd meddelandefunktionen för att informera kunden (eller lämna tomt för att avstå).
4. Vid behov:
   • Lägg till redovisning
   • Lägg ansökan på Bevakning
   • Bifoga dokument via Kompletterande information

4. Efter "Skapa utbetalning"

1. Kontrollera ansökan med samtliga uppgifter, bilagor och belopp.
2. Klicka på Beräkning för att se beräkningsgrund.
3. Vid behov, skapa en avvikelse mot konto – utan att skapa ny utbetalning.
4. I sektionen Utbetalningar:
   • Kontrollera status, datum, summa
   • Klicka på Ändra eller Ångra utbetalning vid behov
   • Möjlighet finns att lägga till redovisning även efter utbetalning.
5. Använd som tidigare:
   • Intern notering
   • Historiska meddelanden
   • Kompletterande information

5. Genomföra utbetalning

1. Gå till fliken Utbetalningar under ikonen Bidrag.
2. Filtrera på t.ex. bidragsart, kund eller utbetalningsdatum.
3. Klicka på Kör testutbetalning.
4. Skriv ut en testutbetalningslista och kontrollera.
5. Klicka på Kör utbetalning för att skapa fil till ekonomikontoret.
6. Om bidragen inte ska skickas som fil, markera Skapa INTE utbetalningsfil. Denna ska bara användas i undantagsfall!
7. Spara filen i mapp enligt er organisations riktlinjer.
8. Under fliken Utbetalningshistorik kan du se alla körningar, lista, fil och ångra den senaste utbetalningen vid behov (i dialog med ekonomikontoret).

6. Hantera utbetald ansökan

1. Gå in på en ansökan med status Utbetald.
2. Klicka på Avsluta ansökan om du vill låsa den (valfritt).
3. I sektionen Kunds ansökan visas allt inskickat material och eventuella bilagor.
4. Skapa avvikelse om budget behöver justeras (ingen extra utbetalning skapas).
5. I sektionen Utbetalningarser du status, konto och detaljer. Här kan du:
   • Makulera utbetalt bidrag – endast vid större fel. OBS! Kan inte ångras.
6. Du kan fortfarande:
   • Skicka begäran om redovisning
   • Lägga till kompletterande information så länge ansökan inte avslutats