Den här instruktionen visar hur du som administratör kommer igång med import av filer för det Lokala aktivitetsstödet i Interbook – via RF:s system, Pineas närvarorapporteringssystem Närvaro Go eller manuella DAK-filer. Du får vägledning kring förberedelser, ansvarsfördelning och hur processen går till.

1. Import från RF (Riksidrottsförbundet)

Så gör kommunen

1. Kontakta RF och be om en MunicipalityGUID.

   • Ange att den ska användas för integration med Interbook.

   • Mejla till: support@rf.se

2. Skicka GUID:en till Pinea via Supportcenter i Interbook eller via er kontaktperson.

3. Pinea gör inställningar i Interbook och säkerställer att integrationen fungerar.

4. Utbildning i processen genomförs på begäran.

Vad kommer föreningen behöva göra?

1. Godkänna i RF:s system att kommunen får hämta deras kommunfil.

2. Logga in i Interbook och hämta filen.

   • Alternativt: kommunen kan besluta att det endast är administratörer som får genomföra hämtningen.

2. Import via Närvaro Go

För föreningar som inte är anslutna till RF eller saknar annat DAK-kompatibelt försystem.

Så gör kommunen

1. Beställ Närvaro Go från Pinea.

2. Pinea aktiverar och kopplar systemet till Interbook.

3. På begäran hålls utbildning i hur Närvaro Go används.

Vad kommer föreningen behöva göra?

1. Skapar grupper och gruppaktiviteter i Närvaro Go.

2. Närvaroregistrerar och skapar fil av bekräftade aktiviteter.

3. Loggar in i Interbook och hämtar filen från Närvaro Go.

   • Alternativt: kommunen hanterar hämtning om så beslutas.

3. Import via DAK-fil

Om föreningen använder ett externt system (ej RF) som kan generera en DAK-fil:

Så gör kommunen

Kontrollera att systemet stödjer export av närvarodata till DAK-format. Det är ett krav att föreningens organisationsnummer finns med i DAK-filen.

Vad kommer föreningen behöva göra?

1. Ladda ner och spara DAK-filen från sitt närvarorapporterings-system.
2. Logga in i Interbook och ladda upp filen. 

4. Utbildning med Pinea

Vid utbildning går ni igenom:

• Processen för import och kontroll av data.

• Uppsättning av bidrag i Interbook.

• Hur ni via regler i systemet styr:

  • Vilka deltagare/grupper som är godkända.

  • Hur ersättningen räknas ut via schablonbelopp i bidragsmallar.

  • Hur ni simulerar och justerar ansökningar efter budget.

Översikt av processflöde:

1. Föreningen importerar sin fil

2. Filen kontrolleras mot kommunens regler i Interbook

3. Godkända deltagare och aktiviteter sparas på kunden

4. Bidragsansökningar genereras och räknas ut enligt mall

5. Simulering och ev. justering av ersättningsnivåer genomförs