Den här instruktionen beskriver steg för steg hur du som handläggare skapar redovisningsformulär, begär in redovisningar, hanterar inkomna svar och påminner kunder. Funktionen kan användas innan eller efter att ett bidrag har utbetalats, och ger stöd för digital uppföljning från föreningarna.

1. Skapa redovisningsformulär

1. Gå till fliken Formulär i menyn Redovisning.
2. Klicka på Skapa.
3. Ange:
   • Ett namn på redovisningen
   • Val av bidrag
   • En beskrivning till kunden
4. Klicka på Spara.
5. Markera det sparade formuläret i listan och klicka på Ändra.
6. Klicka på Formulär igen för att lägga till frågor.
7. Klicka på Skapa för varje fält du vill lägga till. Ange:
   • Kortnamn (obligatoriskt)
   • Om det är obligatoriskt att besvara
   • Om fältet ska vara endast för admin
   • Eventuell rubrik och beskrivning
   • Typ av fält (t.ex. text, datum, kryssruta, kapitel, ja/nej, information)
   • Använd funktionen Aktiverad av om du vill att vissa frågor endast visas beroende på svar i andra fält.
8. Klicka på Visa formulär för att förhandsgranska.
9. Klicka på Tillbaka för att återgå.

2. Begär redovisning

1. Gå till fliken Bidrag och sök fram aktuellt bidrag.
2. Klicka på Ändra, scrolla ner till sektionen Redovisning och öppna med pilen.
3. Välj formulär att använda och ange sista redovisningsdag.
4. Klicka på Skicka begäran om redovisning.
5. Klicka på Visa redovisning för att se den skapade redovisningen.

Kunden får nu ett mejl med begäran. Redovisningen blir synlig för dem i portalen.

3. Hantera inkomna redovisningar

1. Gå till menyn Redovisning och sök på status, kund eller formulär.
2. Markera en redovisning och klicka på Se/Hantera.
3. Klicka på Visa bidrag för att se kopplat bidrag.
4. Granska och välj något av följande:
   • Godkänn redovisning
   • Begär komplettering – kunden får nytt mejl, redovisningen låses upp
   • Makulera – om redovisningen inte ska behandlas vidare (kan inte ångras)
   • Skriv ut – redovisningen skrivs ut med ifyllda värden

4. Skicka påminnelse

1. Gå till fliken Påminnelse.
2. Sök efter redovisningar med status som inte är inskickad eller som ska kompletteras.
3. Klicka på Skicka påminnelse.
4. Välj om du vill skicka e-post, meddelande, eller båda.

Datumet för ”Påminnelse skickad” uppdateras i systemet.

5. Skapa flera redovisningar

1. Gå till Redovisning på bidraget.
2. Om det finns en godkänd redovisning kan du nu skicka ytterligare en.
3. Namnge dessa så att kunden tydligt förstår syftet (t.ex. "Delredovisning vår").

6. Kund fyller i redovisningen

1. Kunden går till fliken Bidrag och ansökningar.
2. De klickar på Redovisa om redovisningen är öppen.
3. Kunden fyller i formuläret och kan:
   • Skicka in
   • Spara som utkast (status kvarstår som ej inskickad)

7. Kund kompletterar redovisning

1. När admin begär komplettering låses hela formuläret upp igen.
2. Kunden redigerar, sparar utkast eller skickar in på nytt.

8. Visa redovisning (för kund)

1. När redovisningen är inskickad (men ej i läge för redigering) visas den som läsbar.

9. Meddelande om saknad redovisning

1. Om admin skickat en påminnelse visas detta som ett meddelande i kundens inloggning.

10. Applikationstexter

Till denna funktion finns applikationstexter som man behöver se över.
Dessa hittar ni genom att i Inställningar → Text/Språk/Logg och era applikationstexter, söka på "Redovisning".