Denna användarhandledning beskriver centrala funktioner och inställningar i Wärna. Syftet är att ge administratörer en tydlig vägledning för hur systemet används, vilka roller och behörigheter som finns samt hur olika inställningar konfigureras.

Innehåll

1. Personalanvändare
   1.1 Roller
   1.2 Skapa användare

2. Inställningar
   2.1 Aktfördelning
   2.2 Arbetsgivaravgift
   2.3 Arvodesmodell
   2.4 Befolkningsregister
   2.5 Bilder/filuppladdning
   2.6 Dagbok
   2.7 Digital brevlåda
   2.8 Digital stämpel
   2.9 Dokumentfiltyp
   2.10 Dokumentskanning
   2.11 Ekonomi (räkning)
   2.12 Fakturaintegration
   2.13 Fördjupad granskning
   2.14 Html-mallar
   2.15 Kommuninställningar
   2.16 Kompetenser
   2.17 Löneintegration
   2.18 Standardbrev
   2.19 Wordmallar
   2.20 Övrigt

3. Kontoregister

4. Startsidor per roll

5. Text/Språk/Logg

6. Register

7. Mitt Wärna

8. Ärende

1. Personalanvändare

Här lägger du till användare och väljer roll som styr vilken behörighet en användare har i Wärna. 

1.1 Roller

Följande roller finns i Wärna:

• Systemadmin: Full behörighet till alla funktioner i Wärna.
• Konfigurationsadmin: Behörighet för inställningar.
• Granskare: Behörighet till ärenden, akt och räkningar.
• Handläggare: Full behörighet för nästan alla funktioner utom inställningar.
• Beslutsfattare: Behörighet till statistik.
• Registrerare: Behörighet till ärenden, akt och massutskrift.
• Tittaanvändare: Behörighet att titta på alla funktioner utom inställningar. Kan göra vissa utskrifter.
• Förvaltarenhet: Behörighet till ärenden, akt, person och statistik (vissa delar).
• Tittaanvändare kundtjänst: Behörighet att titta på akt där akt söks fram med personnummer. Kan skriva ut registerutdrag.

1.2 Skapa användare

1. Öppna Inställningar > Personalanvändare.
2. Klicka på Skapa+
3. Fyll i obligatoriska uppgifter markerade med * samt eventuella andra uppgifter.
4. Personuppgifter, signatur och lösenord kan respektive användare ändra själv under Mitt konto på startsidan.
5. Fyll även i rutor för annan behörighet användare ska ha, såsom att se andras akter och ÖF-attestbehörighet mm. 
6. Klicka på Spara och stäng.

2. Inställningar

Här hanteras inställningar för olika funktioner i Wärna.

2.1 Aktfördelning

Byt handläggare på akter med sökurval på akter genom huvudman född fr o m - t o m, från team eller från handläggare. 

2.2 Arbetsgivaravgift

Skapa ny period för arbetsgivaravgifter 

1. Klicka Skapa ny period+ 
2. Ange Period fr o m datum när den nya arbetsgivaravgiften ska börja gälla och klicka Spara och stäng. 
3. Med automatik kopieras den föregående periodens uppgifter. 
4. Bocka i och klicka Ändra om en post med arbetsgivaravgift ska ändras.
5. Bocka i och klicka Ta bort om en post med arbetsgivaravgift ska tas bort.
6. Klicka Skapa nytt åldersintervall+ om en till post ska läggas till.
7. Klicka Spara och stäng.

Klart, en ny period för arbetsgivaravgifter är nu skapad

2.3 Arvodesmodell

Skapa ny period för arvodesmodell

1. Klicka Skapa+
2. Med automatik kopieras den föregående periodens uppgifter. 
3. Ange Period fr o m datum när den nya arvodesmodellen ska börja gälla.
4. Ändra i de poster som ska ändras.
5. Under Räkn typ väljer du vilka räkningar som posten ska visas på, om ingen räkningstyp är vald för en viss post används den inte.
6. Ledtexterna är fasta, om en annan ledtext än de fasta ledtexterna vill användas, skapa ett Kundunikt fält.
7. Klicka Spara och stäng när arvodesmodell är klar.

Ändra arvodesmodell

Den senast skapade arvodesmodellen kan ändas så länge Period fr o m datumet inte har infallit.

1. Bocka i senaste perioden och klicka Ändra.
2. Ändra i de poster som ska ändras.
3. Klicka Spara och stäng.

Kundunikt fält för Uppstartsarvode 

Om man i sin arvodesmodell adderar ett Kundunikt fält som heter exakt Uppstartsarvode så kan man använda detta för uppföljning hur mycket arvode som har utbetalats till Huvudman eller Kommun i rapporten Arvode summa huvudman under Räkningar > Sök räkningar.

2.4 Befolkningsregister

Under Befolkningsregister visas vilken befolkningskoppling som används. 

Alla kopplingar som finns idag är integrationer via webbservice till de olika tjänsterna. 

För mer information se separat användarhandledning för Befolkningskoppling.

2.5 Bilder/filuppladdning

Ladda upp bilder till rapporter och system.

• De tre första loggorna visas bara på skärmen.
• De två sista loggorna, Rapport logga och Sidfot rapport visas i rapporter.
• Klicka Bläddra för att lägga till ny logga.
• Klicka Spara längs ner på sidan när klart.

2.6 Dagbok

Det finns ett flertal dagbokshändelser som kan skapa dagboksrad, dessa är förkonfigurerade med vissa inställningar som är möjliga att ändra. Det är inte möjligt att addera fler dagbokshändelser. 

Ändra inställningar för en dagbokshändelse.

1. Klicka Sök för att visa alla dagbokshändelser eller skriv i fritextfältet under Sök och klicka Sök.
2. Bocka i den dagbokshändelse som ska ändras och klicka Ändra.
3. Under Uppdatering väljer du om dagbokshändelsen ska uppdateras med Automatisk uppdatering eller om Ingen uppdatering ska ske. 
4. Under Diarienummerhantering väljer du hur du vill att diarienummer ska hanteras när dagboksrad skapas för denna händelse.
5. Under Autorespit kan du sätta antal dagar (heltal) som man vill att respitdatum framåt i tiden ska bli för denna händelse. Till exempel; 0=påminnelsen sätts på samma dag som dagboksraden skapas. 14=påminnelsen sätts 14 dagar framåt. Blankt=ingen autorespit aktiverad
6. Arkivera dagboksrader inklusive dokument – kräver licens för e-Arkiv, när denna är vald kommer denna dagbokstyp inkluderas vid körning av e-arkivering.

2.7 Digital brevlåda

Detta är en modul som kräver licens.

Digital brevlåda är en funktion för att kunna skicka dokument från Wärna till skatteverkets integration mot digitala brevlådor. Från Wärna till skatteverket skickas personnummer för kontroll om personen har digital brevlåda. Har personen en digital brevlåda så kan ett antal olika typer av dokument skickas till denna från Wärna.

2.8 Digital stämpel

När du sparar ett dokument i Wärna i filformatet .pdf eller .docx och sedan skriver ut det, läggs automatiskt en digital stämpel till på dokumentet. Stämpeln placeras längs vänstra långsidan av utskriften och innehåller information som knyter dokumentet till rätt dagboksrad/diarie i Wärna. Funktionen fungerar också vid totalutskrift från akt. 

Viktigt att veta

• Spara dokumentet först i Wärna innan utskrift — annars läggs ingen stämpel till. 
• Stämpeln skapas endast vid sparad fil i formaten .pdf och .docx. 
• Systemgenererade dokument (t.ex. anmodan, uttagsmedgivanden) som skrivs ut direkt utan att först sparas får ingen stämpel. Om de lagts till på dagboksrad och sedan skrivs ut sätts stämpeln. 

Skillnad mellan filtyper

• .docx-dokument: ➔ Stämpeln visas endast på första sidan av dokumentet, även om det innehåller flera sidor. 
• .pdf-dokument: ➔ Stämpeln visas på varje sida av dokumentet.

Inställningar och valmöjligheter 

När du anger stämpelns inställningar kan du välja vad av följande som ska inkluderas i stämpeln:

• Namn - Ange nämndens alt kommunens namn – fältet tillåter 80 tecken 
• Datum - Om valt så visas datum från dagbokradens fält Ankomstdatum i stämpeln 
• Aktnummer - Om valt så visas aktens aktnummer i stämpeln 
• Diarienummer - Om valt så visas diarienummer från dagboksraden i stämpeln 
• Ärendenummer - Om valt så visas ärendets individuella löpnummer i stämpeln

2.9 Dokumentfiltyp

Det går att välja vilka filtyper som är godkända att bifoga i Wärna.

Flytta de filtyper som ska kunna användas till fältet för Godkända filtyper och Spara.

Dessa filformat är supportade

• Mailformat: .msg 
• Bildformat: .jpg, .jpeg, .gif, .tif, .tiff, .bmp, .heif, .png 
• Dokument: docm, .txt, .odt, .ods, .odp, .xls, .xlsx, .xlsm, .xlsb .xlw, .xml 
• Html format: .mht 
• Ljudfiler: mp3, .wma, .aac

2.10 Dokumentskanning

Detta är en modul som kräver licens. 

Dokument från tingsrätt eller hovrätt

Dokument skapade av tingsrätt eller hovrätt skannas digitalt av dator (ingen fysisk skanner behövs). Denna skanning läser personnummer från dokumentet som överförs till Wärna. Wärna skapar därefter upp en akt med status Under uppläggning.

2.11 Ekonomi(räkning)

Under Ekonomi(räkning) lägger man upp basbelopp årsvis samt gränser för egen betalning, giltighetstid för uttag spärrat konto och eventuell momssats.

2.12 Fakturaintegration

Detta är en modul som kräver licens.

Inställningar för fakturaintegration.

2.13 Fördjupad granskning

Detta är en modul som kräver licens. Se separat användarhandledning.

2.14 Html-mallar

Se separat användarhandledning.

2.15 Kommuninställningar

För kommuner som är enskild eller har samarbeten eller är gemensam nämnd så går det ange vilken/vilka kommuner som ingår. Detta är något som behövs för andra inställningar så som för personinställning, om en person är verksam i flera kommuner eller om Lön/Faktura ska användas i olika kommuner. För att addera en kommun anger man minst 3 tecken sedan väljer man kommun och klickar Lägg till. För att ta bort kommun markera man en eller flera och klickar Ta bort.

2.16 Kompetenser

Detta är en modul som kräver licens. Se separat användarhandledning.

2.17 Löneintegration

Detta är en modul som kräver licens. 

Inställningar för Löneintegration.

2.18 Standardbrev

Här gör man inställningar för de standardbrev som skrivs ut bland annat via Funktioner > Massutskrift samt Uttagsmedgivande och Arvodesbeslut. 

Sök fram och ändra standardbrev

1. Klicka Sök för att söka fram alla standardbrev i en lista eller skriv i fritextfältet för att söka fram standardbrev. 
2. Markera en rad och klicka Ändra.
3. Möjlighet att ändra Rubrik och Typsnitt för aktuellt brev.

Standardtexter 

• Här kan man lägga till eller ändra standardtexter som ska skrivas ut på brevet. Det måste alltid finnas en text som inte är kopplad till någon typ av ställföreträdare eller förordnande. 
• Möjlighet att lägga in olika standardtexter på brev utifrån Typ av ställföreträdare eller Förordnande. Om inget val görs får alla typer samma text.

Kopior standardbrev 

• Här lägger man upp det antal kopior som ska skrivas ut. För vissa brev finns det logik bakom namnet på vissa kopior. T ex Bankens ex på uttag spärrat konto brev eller utanordning på arvodesbeslut.

Kopior standardbrev > Bifoga i ärende till STF (funktion för Mitt Wärna) 

1. För standardbrev som kan skickas till Mina ärenden i Mitt Wärna kan man välja vilka kopior som ska bifogas i svaret till ställföreträdaren. 
2. Kopior standardbrev > Bifoga dokument i dagboksrad 
3. Välj vilka kopior som ska bifogas till dagboken. 

2.19 Wordmallar

Se separat användarhandledning.

2.20 Övrigt

• Person – Här visas senast automatgenererade fiktiva personnumret. 
• Aktnr start – Här visas det senast genererade aktnumret. Om man vill ändra aktnummerstart går det endast ange ett högre nummer än det som är aktivt. 
• Ärendenr start – Här kan man ange ett högre nummer än senaste ärendenumret för att styra vilket ärendenummer nästa ärende ska få. 
• Tillåten längd på användarnamn – Min/maxlängd på användarnamn. 
• Lösenord – Här gör man inställningar för hur användares lösenordet kan se ut. 
• Autentisering SAML – Denna del är för att konfigurera SAML SSO inloggning i applikation, kräver licens. Det finns en separat manual som skickas till kunder som har beställt detta. 
• Inkomst LEFI – Denna del är för att konfigurera LEFI i applikation, kräver licens. Det finns en separat manual som skickas till kunder som har beställt detta. 
• Användare – Här gör man inställningar gällande antal misslyckade inloggningar och tid för utloggning vid inaktivitet samt den generella hälsningsfrasen som kommer på utskrifter. 
• Server för utgående e-post – Detta konfigureras för funktionen för att e-post ska kunna skickas.  
• Adresser för utgående e-post – Detta konfigureras för funktionen för att e-post ska kunna skickas. 
• Namnsortering för söklistor och utskrifter - Möjligt att välja Förnamn, Efternamn eller Efternamn, Förnamn. 
• Språk – Endast svenska fungerar idag dvs #Culture_Swedish#. 
• Inställningar för listor – Här anges hur långa listor som ska visas tex för akt sök, räknings sök mm.
• Begränsningar för utkast – Här anges max antal utkast som är möjlig per handläggare. Om man når max antal visas Röd räknare på startsidan samt att det ej går skapa fler utkast. 
• reCAPTCHA – Används ej i denna version. 
• Användarhandbok – Sökväg till användarhandledningar
• Lagrum – Används för att konfigurera vilken URL som ska öppnas för knappen Lagrum i den vänstra menyn. 
• Egendefinierade fält wordmallar – Dessa fält används för att ange en valfri text som man sedan använder sig av i wordmallar, namnet på taggarna som används i wordmallarna är ”tagKommunspecifik1tag”, ”tagKommunspecifik2tag”, ”tagKommunspecifik3tag”. 
• Etikett årsräkningar (L7160) – I dessa fält kan man justera marginalerna för etikettutskriften som heter (L7160) 
• FAQ – Länk till frågor och svar som hittas under Mitt konto>FAQ (om Wärna) 
• e-Arkivering – Måldestination för arkiveringsfiler, kräver licens. 
• Räkning – Skapa räkningar vid anmodan. Inställning för att räkningar ska skapas när anmodan skrivs ut.

3. Kontoregister

Detta är en modul som kräver licens för Löneintegration. Inställningar under Kontoregister skickas med beställd löneintegration.

4. Startsidor per roll

Startsidor visar information för användare beroende på roll.

Skapa/ändra startsida:

1. Klicka Skapa+ eller markera befintlig och klicka Ändra.
2. Fyll i rubrik, innehåll och välj mellan vilka datum sidan ska visas. Du kan använda bilder, länkar och formatering.
3. Välj vilka roller som ska kunna se information på startsidan och Spara.

5. Text/Språk/Logg

• Språköversättningar: Endast svenska används
• Händelselogg: Loggar ändringar i systemet
• Händelselogg Mitt Wärna: Loggar ändringar i Mitt Wärna
• Fel-logg: Visar systemfel
• Systeminformation: Visar version och teknisk data

6. Register

Bakgrundsregister som används i olika delar av systemet. 

Sök, ändra, skapa ny och ta bort i registret. Ta bort kan endast användas om posten inte används i någon del av systemet. Välj att ha aktiv för att visas som ett val i listor, inaktivera om den inte längre ska vara valbar.

• Anhöriga - typ av anhöriga att välja mellan vid skapande av anhörig på akt.
• Arvodesbeslut fritext - fritexter som kan väljas till arvodesbeslut på räkningar.
• Bank - banker att välja mellan vid uppläggning av nytt konto i akt.
• Bankinformationstexter - kan väljas mellan vid skapande av uttagsmedgivande.
• Förordnande - att välj mellan på akt. Lägg till MIG där arvodesräkning för ensamkommande barn ska redovisas.
• Huvudman - typ av huvudmän att välja mellan vid skapande av huvudman på akt.
• Händelse dagbok - kan väljas mellan vid skapande av dagboksrad.
• Omfattning - att välj mellan på akt.
• Räkningstyp - koppla räkningstyp till handläggare eller team. När räkning registreras läggs vad handläggare eller team till på räkningen.
• Standardtext - att välja mellan i wordmallar. 
• Ställföreträdare - typ av ställföreträdare att välja mellan vid skapande av huvudman på akt. Markera Omprövning förvaltarskap för den ställföreträdartyp som ska ha det. Välj Ej aktiv stf för föreslagen ställföreträdartyp. Ej aktiva stf går att ta bort från akt.
• Tingsrätt - att välj mellan på akt.
• Team - lägg till team som sedan användare kan kopplas till.
• Typ av tjänsteanteckning - att välj mellan på akt för tjänste- och minnesanteckningar.
• Ändamålstexter - kan väljas mellan vid skapande av uttagsmedgivande.
• Ärendetyp - ärendetyper att välja mellan under Ärenden. Mitt Wärna ärenden är möjliga att skicka till och från ställföreträdare i Mitt Wärna. Ska Mitt Wärna ärendet visas under knappen Ansökan om samtycke för ställföreträdaren markeras Mitt Wärna samtycke. Ansökan om uttag från spärrat konto (manuellt) ger möjlighet att skapa upp ett uttagsmedgivande när den används.
• Övrig kontakt - typ av kontakt att välja mellan vid skapande av övrig kontakt på akt.

7. Mitt Wärna

Detta är en modul som kräver licens. Se separat användarhandledning.

8. Ärende

Inställningar för Ärendemodulen.

• Checklistor: Lägg till checklistor för respektive ärendetyp.
• Koppla html-mallar: Välj att koppla html-mallar till en viss räkningstyp eller ärendetyp. När man sedan väljer den räknings- eller ärendetypen visas bara valda mallar.
• Koppla wordmallar: Välj att koppla wordmall till en viss ärendetyp. När man sedan väljer den ärendetypen visas bara valda mallar.
• Koppla händelsetyper: Välj vilka händelsetyper som ska kunna väljas för vald ärendetyp. 
• Koppla texttyp: Välj vilken texttyp som ska läggas till i dagboken för vald händelsetyp. 
• Koppla ärendestatus: Möjlighet att välja om händelsetypen visas som Inkommen eller Upprättad, valet visas som INK eller UPPR i dagbok. Längst ner på sidan finns även möjlighet att lägga till fler händelsetyper och koppla dessa mot en ärendestatus.