Räkningar - Registrera och administrera

Uppdaterad 2025-10-24

Räkningar är ett register över ekonomisk redovisning för till huvudmän och dess akter. Denna handledning ger en praktisk genomgång av hur du söker, skapar, ändrar, granskar och skriver ut räkningar.

Innehåll

Sök räkningar
1.1 Enkel sökning
1.2 Avancerad sökning
1.3 Sökresultat i listan
Öppna räkning
Skapa räkning
3.1 Skapa räkning via Räkningar
3.2 Skapa räkning via Akt
Ändra räkning
4.1 Behållning och inkomst
4.2 Komplettering begärd
4.3 Komplettering inkommen
4.4 Arvodesberäkning
4.5 Granskning & ÖF-attest
4.6 Korrigera arvodesberäkning
4.7 Omprövning arvodesbeslut
Utskrifter
5.1 Från Sök Räkningar
5.2 Från räkning
Makulera räkning
Räkningar från Mitt Wärna
7.1 Granskning översikt
7.1.1 Tillgångar per fr.o.m. datum
7.1.2 Inkomster
7.1.3 Utgifter
7.1.4 Tillgångar per t.o.m. datum
7.1.5 Skulder
7.1.6 Redogörelse / Övriga dokument
7.1.7 Komplettering
7.1.8 Granskning
7.1.9 Ångra granskning
7.2 Granskning historik

1. Sök räkningar

Välj Räkningar i huvudmenyn för att öppna Sök räkningar. Här kan du söka fram alla skapade räkningar i Wärna med olika sökurval. Sök räkningar finns även under respektive akt. Under Sök räkningar skapar du även nya räkningar.

1.1 Enkel sökning

Klicka på Räkningar i huvudmenyn.
Ange sökkriterier (t.ex. räkningstyp, år, status).
Klicka på Sök.
Resultatet visas i en lista.
Klicka Rensa för att rensa sökurvalet.

1.2 Avancerad sökning

Utöka sökningen med fler kriterier genom att klicka på Avancerad sökning.
Klicka på Enkel sökning för att återgå till ursprunglig vy.

1.3 Sökresultat i listan

Listan innehåller en rad för varje räkning men uppgifter om bland annat huvudman, ställföreträdare och räkningstyp.
Om räkningen har ett + tecken kan du klicka på det för att se mer information.
Kolumnrubrikerna går att klicka på för att sortera i stigande eller fallande ordning.
Räkningar med fet stil visar att annan användare gjort ändring i ärendet. Om en användare B går in i de räkningar som användare A är ansvarig för och gör ändringar som sparas kommer räkningen för användare A att markeras med fet stil. När sedan användare A har varit in och tittat på räkningen så försvinner fet stils markeringen.
Under Välj rapport går ett antal rapporter att skriva ut i PDF eller Excel på det urval som sökts fram.

2. Öppna räkning

Sök fram de räkningar du vill öppna och dubbelklicka på en räkning för att öppna den.
Klicka Nästa eller Föregående för att gå mellan de räkningar du sökt fram i urvalet.

3. Skapa räkning

Skapa räkningar kan göras i huvudmenyn för räkningar eller i akt.

3.1 Skapa räkning via Räkningar

Klicka på Skapa+
Sök fram Huvudman med personnummer eller namn.
Välj Ställföreträdare och Räkningstyp.
Ändra eventuella andra uppgifter.
Under Kopia till kan man välja att lägga till annan ställföreträdare som ska få en kopia av arvodesbeslutet.
Vid Bokmärke Nej-arvode kan man välja att göra ett Noll-arvodesbeslut.
Kopia till HM fylls automatiskt i om huvudman ska betala arvodet. Kontroll sker efter att Behållning och Inkomst fyllts i.
Klicka Anstånd, Spara & Ankomstregistrera eller Spara & Gå till räkning.

3.2 Skapa räkning via Akt

Öppna akt och klicka på fliken Räkningar
Klicka på Skapa+
Välj Ställföreträdare och Räkningstyp.
Ändra eventuella andra uppgifter.
Klicka Anstånd, Spara & Ankomstregistrera eller Spara & Gå till räkning.

4. Ändra räkning

Under Kopia till kan man välja att lägga till annan ställföreträdare som ska få en kopia av arvodesbeslutet.
Vid Bokmärke Nej-arvode kan man välja att göra ett Noll-arvodesbeslut.
Kopia till HM fylls automatiskt i om huvudman ska betala arvodet. Kontroll sker efter att Behållning och Inkomst fyllts i.

4.1 Behållning och inkomst

Fyll i huvudmannens Behållning och Inkomst som är till grund för arvodesberäkningen. Ingående balans hämtar ingående balans från föregående års räkning.

4.2 Komplettering begärd

Klicka Granskas innan begäran om komplettering. Bocka i Begär komplettering och spara, dagboksrad skapas för begärd komplettering. Om mallar/dokument ska bifogas kompletteringen så behöver du lägga till dem innan du bockar i rutan för Begär Komplettering.

4.3 Komplettering inkommen

Klicka på knappen Komplettering inkommen och spara. Om dokument ska bifogas kompletteringen inkommen så behöver du lägga till dem innan du klickar på knappen för Komplettering inkommen.

4.4 Arvodesberäkning

När räkningen har Bokmärke Ja-arvode och Behållning och Inkomst har fyllts i så fylls Arvodesberäkning i automatiskt utifrån er Arvodesmodell men kan ändras. Fördelning Kommun/Huvudman sker automatiskt enligt beräkningar men kan ändras.

4.5 Granskning & ÖF-attest

Fyll i granskning och spara. Vid Löneintegration behöver ÖF-attest bockas i för att räkningen ska komma med i lön.

4.6 Korrigera arvodesberäkning

Korrigering av arvode är möjligt att utföra på räkningar som är granskade och arvodesbeslut är utskrivet.
När man angett att man vill korrigera är det möjligt att ändra samtliga fält under Behållning och inkomst, Arvodesberäkning samt Granskning & ÖF-attest.
Det går nu bra att skriva ut räkningen på nytt innehållandes det nya arvodet.
Det är möjligt att se historik under Historisk arvodesberäkning för att se vilka korrigeringar som gjorts på räkningen.

4.7 Omprövning arvodesbeslut

Omprövning av arvodesbeslut är nu möjligt att utföra på räkningar som är granskade och arvodesbeslut är utskrivet. Har man Löneintegration krävs också att ÖF-attest är satt och att den är utbetald, dvs det finns ett lönedatum.
När man angett att man vill ompröva är det möjligt att ändra samtliga fält under Behållning och inkomst, Arvodesberäkning samt Granskning & ÖF-attest.
Det går nu bra att skriva ut räkningen på nytt innehållandes det nya arvodet. Observera att det omprövade arvodet ej kommer med på nästa lönekörning om man har löneintegration, för hantering av ändringar så bör Komplettering användas
Det är möjligt att se historik under Historisk arvodesberäkning för att se vilka korrigeringar som gjorts på räkningen.

5. Utskrifter

5.1 Från Sök Räkningar

Tillgängliga utskrifter:

Arvode summa
Arvode uppdrag
Behållning/inkomst per uppdragstyp
Sökresultat räkning
Arvode summa huvudman

5.2 Från räkning

Tillgängliga utskrifter:

Arvodesbeslut, utkast och skarp utskrift. Välj mellan utskrift från standardbrev Arvodesbeslut Brev eller Html-mall Arvodesbeslut (standard).
Noll-arvodesbeslut, skrivs ut vid Bokmärke>Nej-arvode och ibockad ruta för Noll-arvodesbeslut.
Återutskrift kan göras av rollen Systemadmin. Skapar inte någon ny dagboksrad.

6. Makulera räkning

Klicka på Makulera
Ange en orsak till makuleringen och klicka Fortsätt
Sök på Status>Makulerad för att söka fram makulerade räkningar.

7. Räkningar från Mitt Wärna

7.1 Granskning översikt

Klicka på Granskas för att påbörja granskning. Om man börjat granska kan man ta bort den person som var angiven och lämna blankt, om detta görs kommer granskade delar återställas, dvs räkningen återgår till samma status som om den ej börjat granskas inkl. statistik.

Granskningsdelen är indelad i flera sektioner samt att det för varje sektion finns uppgifter för granskning, sektionerna är Tillgångar per fr o m datum, Inkomster, Utgifter, Tillgångar per t o m datum, Skulder och Redogörelse/Övriga dokument.

7.1.1 Tillgångar per fr o m datum

För bankkonton kan ÖF-spärr sättas till Ja eller Nej. För bankkonton som har Ja på ÖF-spärr finns möjlighet att skapa upp kontot i akten under Bankkonto. Detta förutsätter att det är en bank som finns i ert register över banker, annars behöver banken först läggas till. Om man vill att bankkontot ska läggas till bockar man i rutan Skapa konto i akt och sparar.
UB fg. räkning visar utgående balans för bankkontot från föregående års räkning.
Belopp visar ingående saldo per fr o m datum.
För att använda Automatgranskning krävs inställningar som görs under Inställningar>e-Wärna>Kassabok-Transaktionstyp för respektive transaktionstyp. Om dessa värden ligger inom den gräns som är satt för automatgranskning så markeras denna sektion grön samt att Granskningstyp per automatik sätts till Automatgranskad.
Under Korrigerat belopp kan handläggaren ange ett nytt belopp om angivet belopp inte stämmer. Korrigerat belopp visas även för ställföreträdaren i en kolumn som heter Ingående balans (Korr).
Klicka under Bilagor för att se kopplade bilagor till transaktionstypen.
Kommentarrutan är ett fritextfält där handläggaren kan skriva en kommentar. Om man bockar i Visa kommentar på granskad räkning så visas kommentaren för ställföreträdaren.
För varje sektion granskas räkningen genom att ange en Granskningstyp. När en rad granskas läggs inloggad användares användarnamn till under Granskare.
I en inkommen Förteckning visas om bankkontot lagts till i kassaboken av ställföreträdaren med texten Lagt i kassaboken.

7.1.2 Inkomster

Belopp fg. redovisning visar förgående års belopp för inkomster.
Belopp visar total inkomst per transaktionstyp för perioden.
För att använda Automatgranskning krävs inställningar som görs under Inställningar>e-Wärna>Kassabok-Transaktionstyp för respektive transaktionstyp. Om dessa värden ligger inom den gräns som är satt för automatgranskning så markeras denna sektion grön samt att Granskningstyp per automatik sätts till Automatgranskad.
Under Korrigerat belopp kan handläggaren ange ett nytt belopp om angivet belopp inte stämmer. Korrigerat belopp visas även för ställföreträdaren.
Klicka under Bilagor för att se kopplade bilagor till transaktionstypen.
Kommentarrutan är ett fritextfält där handläggaren kan skriva en kommentar. Om man bockar i Visa kommentar på granskad räkning så visas kommentaren för ställföreträdaren.
För varje sektion granskas räkningen genom att ange en Granskningstyp. När en rad granskas läggs inloggad användares användarnamn till under Granskare.

7.1.3 Utgifter

Belopp fg. redovisning visar förgående års belopp för utgifter.
Belopp visar total utgift per transaktionstyp för perioden.
För att använda Automatgranskning krävs inställningar som görs under Inställningar>e-Wärna>Kassabok-Transaktionstyp för respektive transaktionstyp. Om dessa värden ligger inom den gräns som är satt för automatgranskning så markeras denna sektion grön samt att Granskningstyp per automatik sätts till Automatgranskad.
Under Korrigerat belopp kan handläggaren ange ett nytt belopp om angivet belopp inte stämmer. Korrigerat belopp visas även för ställföreträdaren.
Klicka under Bilagor för att se kopplade bilagor till transaktionstypen.
Kommentarrutan är ett fritextfält där handläggaren kan skriva en kommentar. Om man bockar i Visa kommentar på granskad räkning så visas kommentaren för ställföreträdaren.
För varje sektion granskas räkningen genom att ange en Granskningstyp. När en rad granskas läggs inloggad användares användarnamn till under Granskare.

7.1.4 Tillgångar per t o m datum

För bankkonton kan ÖF-spärr sättas till Ja eller Nej.
Belopp visar utgående saldo per t o m datum.
Under Korrigerat belopp kan handläggaren ange ett nytt belopp om angivet belopp inte stämmer.
Klicka under Bilagor för att se kopplade bilagor till transaktionstypen.
Kommentarrutan är ett fritextfält där handläggaren kan skriva en kommentar. Om man bockar i Visa kommentar på granskad räkning så visas kommentaren för ställföreträdaren.
För varje sektion granskas räkningen genom att ange en Granskningstyp. När en rad granskas läggs inloggad användares användarnamn till under Granskare.

7.1.5 Skulder

Ingående och utgående skuld visas för perioden.
För att använda Automatgranskning krävs inställningar som görs under Inställningar>e-Wärna>Kassabok-Transaktionstyp för respektive transaktionstyp. Om dessa värden ligger inom den gräns som är satt för automatgranskning så markeras denna sektion grön samt att Granskningstyp per automatik sätts till Automatgranskad.
Under Korrigerat belopp kan handläggaren ange ett nytt belopp om angivet belopp inte stämmer. Korrigerat belopp visas även för ställföreträdaren.
Klicka under Bilagor för att se kopplade bilagor till transaktionstypen.
Kommentarrutan är ett fritextfält där handläggaren kan skriva en kommentar. Om man bockar i Visa kommentar på granskad räkning så visas kommentaren för ställföreträdaren.
För varje sektion granskas räkningen genom att ange en Granskningstyp. När en rad granskas läggs inloggad användares användarnamn till under Granskare.

7.1.6 Redogörelse/ Övriga dokument

Bifogad redogörelse visar ett eller flera dokument som ställföreträdaren bifogat till redogörelsen. Samtliga dokument under redogörelsen behöver öppnas för att redogörelsen ska kunna granskas.
Övriga dokument visar de övriga dokument som bifogats.

7.1.7 Komplettering

Vid begäran om komplettering bockar man i rutan för Begär komplettering.

Ange eventuellt Kompletteringsmeddelande och Bifoga dokument/Mall innan du bockar i rutan för Begär Komplettering.

Om man har granskningsmarkerat och/eller korrigerat belopp i räkningen så kommer ställföreträdaren inte kunna ändra något som berör dessa poster. För säkerhets skull bör du avmarkera granskningstyperna och/eller korrigerade belopp innan du fullföljer din begäran om komplettering. I kompletteringsläget har du dock möjlighet att ångra enskild granskningsmarkering utan att ångra begäran om komplettering.

Om man vill att det ska gå iväg ett e-postmeddelande om begärd komplettering till ställföreträdaren klickar man på knappen Spara och skicka till stf. För att e-post ska kunna skickas behöver man ha gjort inställningar för att kunna skicka e-post samt att man har lagt in korrekt e-postadress på ställföreträdarens adressbild. Om e-postadress saknas helt får man en varning och det. E-postmeddelandet som skickas ut lyder Du har ny information i e-Wärna Go. Logga in i e-Wärna Go via din kommuns e-tjänst för att se informationen. Det här e-postmeddelandet är ett automatiskt utskick och går inte att svara på.

När handläggaren har begärt komplettering aktiveras knappen Ångra begärd komplettering. Om handläggaren har begärt komplettering av ställföreträdaren och ställföreträdaren inte skickar in komplettering ska handläggaren kunna klicka på denna knapp och då ska inte ställföreträdaren kunna skicka in kompletteringen och handläggaren kan fortsätta med granskningen i Wärna.

7.1.8 Granskning

När alla delar är granskade så öppnas fliken Granskning. När räkningen granskats och sparats kan den sedan attesteras och arvoderas från Översikt.

När en förteckning har inkommit behöver den granskas klart innan årsräkningen kan skickas in. Detta p g a att konton och tillgångar följer med över från förteckningen till årsräkningen.

7.1.9 Ångra/backa Granskning

Det finns möjlighet att backa granskningen av en granskad räkning, detta gör man genom att klicka Ångra granskning. Knappen visas under förutsättning att räkningen inte arvoderats. Har den arvoderats, se nedan. När man sedan sparar får man ange en orsak till ändringen som sedan visas under Historik granskning.

När en digitalt inkommen räkning är granskad och arvoderad så hamnar räkningen i status "Utskriven", och då behöver backningen ske i olika steg för att räkningen ska öppnas upp.
1. Backa arvoderingen
2. Ångra granskningen
Därefter kan ni vid behov nytt begära komplettering av räkningen, så ställföreträdaren får åtkomst till kassabok osv.

Såhär gör ni för att backa granskningen:
1. Gå till aktuell räkning>sidomenyn "Översikt" - klicka på knappen "Korrigera Arvodesberäkning" - Spara - ange orsak till korrigeringen och klicka Fortsätt.
2. Gå till räkningens sidomeny "Granskning översikt" - klicka på "Ångra Granskning".
Ändra det som behöver ändras. Ska räkningen kompletteras så kan ni nu begära komplettering och Spara och skicka till ställföreträdaren. När ev komplettering är inkommen så granskar ni klart som vanligt.
Behövs ingen komplettering från ställföreträdaren kan ni nu granska klart.

OBS! Nu behöver arvodessteget i Översikt göras om, helt eller delvis - om inget behöver förändras i arvodet så måste arvodesbeslutet ändå skrivas ut på nytt för att arvodet ska kunna gå med i ev lönefil. Det momentet sätter även räkning/arvodering i status "Utskriven" igen.

7.2 Granskning historik

Varje komplettering får eget versionsnummer
Visar vilka ändrings som inkommit vid varje ny komplettering

Kunskapscenter