Fördjupad granskning är ett sätt för överförmyndaren att göra ett urval av ställföreträdarnas redovisningar för en mer detaljerad granskning. Urvalet sker enligt särskilda regler, och ofta med jämna mellanrum. Med funktionen i Wärna kan detta urval göras automatiskt och strukturerat.

Den här guiden visar hur du kommer igång med tillvalet, gör rätt inställningar och hur systemet väljer ut vilka ärenden som ska granskas mer noggrant.

1. Varför finns fördjupad granskning?

Länsstyrelsen har i sina kontroller uttryckt att en god hantering innebär att minst var fjärde årsräkning i varje akt ska granskas mer grundligt. Det är ett sätt att visa att överförmyndarnämnden jobbar systematiskt med tillsyn.

Av denna anledning är det viktigt att granskningen är spårbar – systemet ska visa när och vilka årsräkningar som granskats fördjupat. Att göra detta urval manuellt tar tid, och risken för att missa något ökar. Detta tillval gör det enklare att arbeta på ett strukturerat sätt.

2. Aktivera tillvalet

Kontakta supporten

För att komma igång måste modulen "Fördjupad Granskning" först aktiveras. Det görs genom att kontakta Pinea-supporten som aktiverar licensen direkt i ert Wärna åt er. Har ni egen drift behöver supporten få fjärrstyra ert Wärna.

3. Ställ in

Ange startår, intervall och text

När tillvalet är aktiverat får du tillgång till menyvalet under fliken:
Inställningar > Inställningar > Fördjupad granskning

Fyll i dessa fält:

1. Startår: Det räkningsår som ni vill börja använda funktionen från och med, t.ex. 2024 - ändra inte detta år när ni påbörjat granskningen, om ni inte har starka skäl. 
2. Intervall: Anges utifrån årsintervall, dvs hur ofta en årsräkning ska granskas fördjupat.
   Vår rekommendation är att ni sätter 4 = var fjärde räkning i respektive akt. På detta vis kommer ni att djupgranska var fjärde räkning i respektive akt - löpande.
3. Extra händelsetext: Här skriver du in den text som ska visas i dagboken när en granskning är genomförd, till exempel: Fördjupad granskning utförd.
4. Välj vilka förordnanden som ska omfattas
5. Gå till: Inställningar > Register > Förordnande
6. För varje förordnande som ska kunna väljas för fördjupad granskning sätter du en bock i rutan Fördjupad granskning.

4. Hur systemet väljer ut årsräkningar

Systemet använder flera kriterier för att avgöra vilka årsräkningar som ska granskas extra noggrant:

• Grundkravet: I inställningarna ska förordnandet vara markerat för fördjupad granskning. Systemet kontrollerar att detta stämmer mot uppgifter i akten.

• Var fjärde år: Om en årsräkning tidigare valts ut för fördjupad granskning, så väntar systemet fyra år innan det sker igen för samma huvudman. Års-intervallet beror på vilket intervall ni angivit i inställningarna.

• Nya uppdrag: När en ställföreträdare lämnar in sin allra första årsräkning i ett nytt uppdrag, ska den alltid granskas – om förordnandet är markerat. Dessa fall räknas utanför fyraårsregeln.

• Tidigare anmärkning: Om förra årets granskning gav anmärkning eller krävde korrigering ska även följande årets granskning göras fördjupat. Även dessa fall räknas utanför ordinarie urval.

5. När en ny räkning ankommer

Ankomstregistrering

När en årsräkning registreras som ankommen så kommer systemet automatiskt att markera den som Planerad för fördjupad granskning, om den uppfyller kriterierna.

Viktigt: Vid manuell inregistrering av en räkning. Om du i detta läge sätter status till Planerad innan du sparar, kommer systemet inte att aktivera sin automatiska funktion.

6. När granskningen är utförd

Ändra status efter granskning

När du granskat färdigt en räkning går du in på räkningsbilden och ändrar statusen i fältet Fördjupad granskning till Utförd.

Om du glömmer detta, kommer systemet att fråga dig vid sparande (efter att du fyllt i sektionen Granskning och ÖF-attest) om du vill ändra status till Utförd. Om du svarar Ja, ändras status automatiskt.

Statusalternativen är:

• Utförd – Granskningen är klar.
• Planerad – Granskningen är planerad men ännu inte genomförd.
• Nej – Ingen fördjupad granskning genomförs i år.

7. Dagboksnotering vid granskning

Automatiskt dagboksinlägg

När du har ändrat status till Utförd, läggs en automatisk notering in i dagboken för den aktuella räkningen. Det är texten du angav i inställningarna (t.ex. "Fördjupad granskning utförd").

8. Söka efter fördjupade granskningar

Hitta räkningar med viss status

Gå till:
Räkningar > Sök Räkning > Årsräkning > År XXXX > Avancerad sökning - Fördjupad granskning

Här kan du filtrera och söka fram räkningar baserat på vilken status de har i fältet Fördjupad granskning – exempelvis Planerad, Utförd eller Nej.

När du har gjort ditt urval kan du:

• Skriva ut resultaten som PDF.
• Exportera dem till Excel.

Sammanfattning

Modulen för fördjupad granskning hjälper dig att arbeta mer strukturerat och uppfylla Länsstyrelsens krav. Den automatiserar urvalet, dokumenterar granskningarna och sparar tid.

För att komma igång, kontakta Pineas support för att aktivera tillvalet. När du gjort grundinställningarna, kommer systemet att göra mycket av jobbet åt dig.