En akt i Wärna samlar uppgifter om en huvudman, dennes ställföreträdare samt andra relevanta kontakter. Akten är grunden för hur du följer och hanterar insatser, beslut och redovisning kopplat till huvudmannens behov.

Den här artikeln visar hur du arbetar med akter i Wärna. Den riktar sig till dig som redan har fått en grundläggande introduktion till systemet och behöver ett praktiskt stöd i hur du skapar, söker, ändrar och avslutar akter.

Innehåll

1. Sök akt

1.1 Enkel sökning
1.2 Avancerad sökning
1.3 Sökresultat i listan

2. Öppna akt

3. Skapa ny akt

3.1 Fält på aktens översikt
3.2 Lägg till huvudman
3.3 Lägg till ställföreträdare
3.4 Lägg till anhörig
3.5 Lägg till övrig kontakt

4. Ändra i akt

4.1 Entlediga och återaktivera ställföreträdare
4.2 Ta bort föreslagen ställföreträdare
4.3 Avsluta akt
4.4 Ångra avslut

5. Länkade akter

6. Totalutskrift

7. Utskrifter och rapporter

8. Myndigbevakning

1. Sök akt

Välj Akt i huvudmenyn för att öppna Sök akt. Här kan du söka fram alla skapade akter i Wärna med olika sökurval. Under Sök akt skapar du även ny akt. 

1.1 Enkel sökning

1. Klicka på Akt i huvudmenyn.
2. Ange sökkriterier (t.ex. personnummer, namn, status).
3. Klicka på Sök.
4. Resultatet visas i en lista. 
5. Klicka Rensa för att rensa sökurvalet.

1.2 Avancerad sökning

• Utöka sökningen med fler kriterier genom att klicka på Avancerad sökning.
• Klicka på Enkel sökning för att återgå till ursprunglig vy.

1.3 Sökresultat i listan

• Listan innehåller en rad för varje akt och huvudmannens personuppgifter och adress visas.
• Under + tecknet kan du se vilka fler personer som är tillagda på akten: ställföreträdare, anhöriga och övriga kontakter.
• Kolumnrubrikerna går att klicka på för att sortera i stigande eller fallande ordning.
• Under Välj rapport går ett antal rapporter att skriva ut i PDF eller Excel på det urval som sökts fram.

2 Öppna akt

• Sök fram den akt du vill öppna och dubbelklicka på aktraden för att öppna vald akt, då öppnas aktens översikt.
• Klicka mellan de olika flikarna i vänstermenyn för att öppna olika delar av akten.

3 Skapa ny akt

1. Klicka på Skapa+.
2. Fyll i de obligatoriska uppgifterna och eventuella andra uppgifter för att sedan Spara. Fälten går även att ändra och fylla i när akten skapats. En ny akt har skapats och akten har fått ett aktnummer.

3.1 Fält på aktens översikt

• Anordnandedatum – Här sätts anordnandedatum när man fått beslutet från tingsrätten. Kan inte registreras förrän man har registrerat en huvudman och minst en ställföreträdare på akten.
• År – Standardvärde är året från anordnandedatumet och det läggs till när anordnandedatum är angett. Året kan ändras till det år från vilket ställföreträdaren ska redovisa i ert Wärna. 
• Handläggare – Om man vill fördela ansvaret för akterna på olika handläggare väljer du här den handläggare som ska ha ansvaret för akten. 
• Bokmärke – fritextfält som är sökbart.
• Redovisning – Standardvärde är Årlig räkning + redogörelse men kan ändras. Visning av vissa typer av redovisning i drop down listan styrs av förordnandekoden.

3.2 Lägg till huvudman

1. Klicka på Skapa+ bredvid Huvudman.
2. Sök efter befintlig person med personnummer eller namn, eller Skapa ny person.
3. Fyll i personuppgifter och sedan Spara och stäng.
4. Fyll i nästa bild med Typ av huvudman och Inkomdatum.
5. Klicka på Spara och stäng.

3.3 Lägg till ställföreträdare

1. Klicka på Skapa+ bredvid Ställföreträdare.
2. Sök efter befintlig person med personnummer eller namn, eller Skapa ny person.
3. Fyll i personuppgifter och sedan Spara och stäng.
4. Fyll i nästa bild i Typ av ställföreträdare och eventuella andra uppgifter. Brevmottagare innebär att personen kommer med i massutskrifter och på restlängd för t ex anmodan årsräkning. Redovisare gemensamt med används om två ställföreträdare ska lämna in en gemensam redovisning, t ex att två förmyndare redovisar årsräkning och ska lämna in en gemensam redovisning. Specialförordnande läggs till om ställföreträdarens förordnande och omfattning är något annat än aktens förordnande och omfattning, är detta ifyllt hämtas dessa uppgifter till registerutdraget istället för aktens. 
5. Klicka på Spara och stäng.

3.4 Lägg till anhörig

1. Klicka på Skapa+ under Anhöriga.
2. Sök efter befintlig person med personnummer eller namn, eller Skapa ny person.
3. Fyll i personuppgifter och sedan Spara och stäng.
4. Fyll i nästa bild i Typ av anhörig.
5. Klicka på Spara och stäng.

3.5 Lägg till övrig kontakt

1. Klicka på Skapa+ under Övriga kontakter.
2. Sök efter befintlig person med personnummer eller namn, eller Skapa ny person.
3. Fyll i personuppgifter och sedan Spara och stäng.
4. Fyll i nästa bild i Typ av övrig kontakt.
5. Klicka på Spara och stäng.

4. Ändra i akt

• Redigera de uppgifter som ska ändras och klicka sedan Spara eller Spara och stäng för att spara ändringarna. Klicka Avbryt om du vill stänga akten utan att göra ändringar.
• För att ändra uppgifter på en person i akt dubbelklickar du på personraden för att sedan ändra och spara. Det blåmarkerade personnumret går att klicka på för att komma till vald persons Ändra person bild.

4.1 Entlediga och återaktivera ställföreträdare

1. Klicka på Ändra bredvid ställföreträdaren.
2.  Ange Entledigadatum och Entledigaorsak. Fyll i om det är Krav på slutredovisning(byte) och om Byte av stf pågår.
3. Klicka på Spara och stäng.
4. För att se entledigade ställföreträdare på översiktsbilden behöver du bocka i Visa alla.
5. För att återaktivera entledigad ställföreträdare klicka på Ändra och ta bort Entledigadatum och Entledigaorsak.
6. Klicka på Spara och stäng.

4.2 Ta bort föreslagen ställföreträdare

• Om en ställföreträdare lagts till med en typ av ställföreträdare som är en föreslagen ställföreträdare visas en Ta bort knapp istället för Ändra.
• Klicka Ta bort för att ta bort föreslagen ställföreträdare från akten.

4.3 Avsluta Akt

1. Klicka på Avsluta.
2. Ange Avslutsorsak och Avslutsdatum. Fyll i om det är Krav på slutredovisning samt om Totalutskrift är utförd.
3. Datum för borttag föreslår tre år efter avslutsdatum för avslutande av aktiv akt. För akt som är under uppläggning föreslås tre månader efter avslutsdatum. Avslutas en akt med avslutsorsak Flyttat till annan kommun kan datum för borttag anges till samma dag som avslutande. 
4. Klicka på Spara och stäng.

4.4 Ångra avslut

Om en akt har status Under avslutande eller Avslutad, kan avslutet ångras.

• Klicka Ångra för att återaktivera en akt som har status Under avslutande.
• Klicka Öppna avslutade akt för att ge en akt status Avslutad status Under avslutande.

5. Länkade akter

Länka akter genom att söka upp relaterade akter och koppla dem. Sök med aktnummer, personnummer eller namn och klicka sedan Länka.

6. Totalutskrift

• Välj vilka rapporter och bifogade filer som ska skrivas ut.
• Klicka på Skriv ut.
• Rapporterna laddas ner till en mapp där de kan öppnas och skrivas ut.
• Om en akt är under avslutande kan man välja att uppdatera fältet totalutskrift med dagens datum.

7. Utskrifter och rapporter

• När akter sökts fram under Sök akt finns rapporter i PDF- och Excel att skriva ut under Välj rapport.
• När en akt har öppnats finns flera rapporter att skriva ut i olika delar akten. 
• Via word ikonen går det att skriva ut HTML- och Wordmallar. 
• Registerutdrag och Anmodan om förteckning kan skrivas ut från ställföreträdarsidan.

8. Myndigbevakning

Handläggare kan söka efter huvudmän födda ett visst år och skapa påminnelser inför myndighetsdagen.