Denna handledning vägleder dig i hur du använder personregistret i Wärna. Registret innehåller alla typer av personer i systemet, det är huvudmän, ställföreträdare, anhöriga, övriga kontakter och personer som vill bli ställföreträdare.  

Du får hjälp att söka, skapa, ändra, uppdatera och ta bort personer. Handledningen är anpassad för dig som hanterar personer i t.ex. akter, ärenden eller andra roller inom systemet.

Innehåll

1. Sök person

1.1 Enkel sökning
1.2 Avancerad sökning
1.3 Sökresultat i listan
1.4 Uppdatera alla i urvalet
1.5 Skicka e-post till urval
1.6 Wordikon
1.7 Välj rapport

2. Skapa person

3. Ändra person

3.1 Normalflöde
3.2 Kan se nya uppdrag
3.3 Digital brevlåda
3.4 Byt personnummer
3.5 Glöm mig

4. Kommunhistorik

5. Kompetenser

6. Löneuppgifter

7. Övrigt

8. Välj rapport

1. Sök person

Välj Funktioner i huvudmenyn för att öppna Sök person. Här kan du söka fram alla skapade personer i Wärna med olika sökurval. Under Sök person skapar du även ny person. 

1.1 Enkel sökning

1. Klicka på Funktioner i huvudmenyn för att komma till fliken Person.
2. Ange sökkriterier (t.ex. personnummer, namn, typ).
3. Klicka på Sök.
4. Resultatet visas i en lista. 
5. Klicka Rensa för att rensa sökurvalet.

1.2 Avancerad sökning

• Utöka sökningen med fler kriterier genom att klicka på Avancerad sökning.
• Klicka på Enkel sökning för att återgå till ursprunglig vy.

1.3 Sökresultat i listan

• Listan innehåller en rad för varje person.
• Kolumnrubrikerna går att klicka på för att sortera i stigande eller fallande ordning.
• Dubbelklicka på raden för att öppna en person.

1.4 Uppdatera alla i urvalet

Vid koppling mot Befolkningsregister finns möjlighet att uppdatera de personer som sökt fram i urvalet genom att klicka på Uppdatera alla i urvalet. 

1.5 Skicka e-post till urval

• Sök fram det urval av personer du vill skicka e-post till och klicka på Skicka e-post till urval. 
• Ange Ämne och Meddelande samt bifoga eventuellt dokument. 
• Klicka på Skicka. 
• För att e-post ska kunna skickas krävs att personerna har en angiven e-postadress på sin personbild samt att det finns inställningar för att skicka e-post. (Inställningar>Övrigt>Server för utgående e-post samt Adresser för utgående e-post).

1.6 Wordikon

• Sök fram det urval av personer som du vill göra en utskrift för.
• Klicka på Wordikonen och välj Wordmall eller Html-mall.
• Signatur blir den som är inloggad men går att byta. 
• Klicka Spara för sedan öppna dokumenten på skärmen.

1.7 Välj rapport

• Under Välj rapport går ett antal rapporter att skriva ut i PDF eller Excel på det urval som sökts fram.

2. Skapa person

1. Klicka på Skapa+.
2. Fyll i de obligatoriska uppgifterna och eventuella andra uppgifter.
3. Vid koppling mot Befolkningsregister hämtas namn och adressuppgifter efter att personnummer lagts till. 
4. Möjlighet att bocka i Vill bli Stf för potentiella ställföreträdare som ej ännu är kopplad till akt.
5. Klicka Spara eller Spara och Stäng.

3. Ändra person

3.1 Normalflöde

1. Sök fram person via Funktioner>Person.
2. Dubbelklicka på aktuell rad för att öppna personbilden.
3. Gör ändringar, Spara eller Spara och stäng.

3.2 Kan se nya uppdrag

Om ställföreträdare i Mitt Wärna har tillgång till Nya uppdrag finns möjlighet att välja om respektive ställföreträdare ska kunna se uppdragen eller inte genom att välja Kan se Nya uppdrag eller ej.  

3.3 Digital brevlåda

Knappen Kontroll digital brevlåda visar om personen har en digital brevlåda. Bockas i automatiskt vid kontroll. Uppdateras även via befolkningsregister.

3.4 Byt personnummer

Klicka för att byta personnummer, om till exempel fiktivt personnummer registrerats tidigare men ska bytas. 

3.5 Glöm mig

Tar bort person som saknar koppling till akt. Om person har koppling till akt går personen inte att ta bort och man får ett meddelande vilken akt personen finns i. 

4. Kommunhistorik

Under Kommunhistorik sparas historik för personens aktuella och eventuella tidigare kommuner personen bott i. Denna information används bland annat vid lönekörning där datum för ÖF-attest avgör vilken kommun som gäller.

5. Kompetenser

För de som har Kompetensmodulen visas kompetenser för ställföreträdare och personer som har ibockat Vill bli Stf. Kompetenserna i lista hämtas från kompetensmallen (Inställningar>Kompetenser).

6. Löneuppgifter 

För de som har Löneintegration kan anställningsnummer anges på personer som ska ha med detta i lönefilen. 

7. Övrigt

• Vid koppling mot Befolkningsregister hämtas uppgifter hit såsom Avregistreringsorsak, Avregistrerings-/ändringsdatum, Uppdateringsdatum, Uppdateringstatus och Uppdateringsinfo. Till Övrig information hämtas eventuell gammal adress. 
• Möjlighet att koppla dokument till person görs via knappen Bifoga dokument. 
• Om personen lagts till i akt visas under Ingår i akter hur många aktiva akter personen finns i. I listan visas information om akten och vilken roll personen har i akten. Aktnummer går att klicka på för att komma till akten. Klicka på Visa alla för att se även inaktiva akter personen ingår i. 

8. Välj rapport

För person finns möjlighet att skriva ut Personinformationsrapport.