Den här instruktionen beskriver hur du som System-, Central- eller Bokningsadmin gör ändringar i befintliga bokningar. Du får vägledning för enstaka och återkommande bokningar, samt hur du arbetar med ändringar via bokningslistan, kalendervyn och funktionen Boka om.

Notera! Avbokning/ändring av fakturerade tillfällen skapar automatiskt en kreditering/debitering till kund som kommer gå ut nästa gång ni fakturerar. 

1. Ändra enstaka bokningar

1.1 Framåt i tiden, ej fakturerad

1. Gå till bokningslistan och klicka på Ändra.
2. Du kan ändra alla upplåsta fält, inklusive:
   • InformationstexterKontakt/Ledare/Tränare
   • Passerkort
   • Tillbehör/Tjänster
   • Extra deb/kred
3. Ändringar i lokal, tid, aktivitet eller bokningstyp kan påverka pris och bokningskontroller.

1.2 Framåt i tiden, fakturerad

1. Samma som ovan, men:
   • Faktureringsdatum och Betalningssätt kan inte ändras.
   • Övriga fält kan redigeras som vanligt.

1.3 Bakåt i tiden, ej fakturerad

1. Alla fält kan editeras utom datum.
2. Sektionen Passerkort kan inte ändras.

1.4 Bakåt i tiden, fakturerad

1. Samma regler som 1.3, men även faktureringsrelaterade fält är låsta.

1.5 Avboka delar av tid på enstaka bokning

1. Gå till bokningslistan och välj bokningen du vill justera och klicka Ändra.
2. Klicka på Avboka del av tid.
3. I dialogrutan som visas:
   • Ange det tidsintervall du vill avboka (t.ex. kl. 15.00–16.00).
   • Systemet föreslår automatiskt ett intervall baserat på minsta bokningsbara tid (t.ex. 13.30–17.30 om bokningen är 13.00–18.00 och minsta tid är 30 min).
   • Justera tiderna om du vill undvika resttider i början eller slutet.
4. Klicka på Ja, avboka samt skapa resttid.
   • Nya bokningar skapas för kvarvarande tider före och efter det avbokade intervallet.
   • Kunden får ett avbokningsmail med detaljer samt en bokningsbekräftelse för de nya tiderna.
5. Systemet loggar ändringen:
   • På den ursprungliga bokningen läggs en notis i Informationstexter–Bokningsmeddelande med information om resttidsbokningar och deras bokningsnummer.
   • De nya resttidsbokningarna innehåller notis om att de är skapade från en tidigare bokning, med bokningsnummer.
6. Passerkort, tillbehör och tjänster följer med till de nya bokningarna.

1.6 Avboka via bokningslista  

1. Markera bokningen i listan och klicka på Avboka.
2. Bekräfta och välj om e-post ska skickas till kund.

2. Ändra återkommande bokningar

Tänk på att de ändringar ni genomför på en återkommande bokning, som berör kunden, måste följas av att ni klickar på "Spara/skicka ändringssbesked". Man kan också välja att bara spara, men då för de ändringar som INTE behöver meddelas kund.

2.1 Ändra "bokningshuvud"

1. Gå till bokningslistan och klicka på Ändra.
2. Justera alla öppna fält (t.ex. aktivitet, bokningstyp, betalningssätt).
3. Ändring kommer gälla både framtida, påbörjade och tidigare tillfällen.

2.2 Ändra enstaka tillfällen

1. Välj tillfälle i tillfälles-listan och klicka på Ändra.
2. Du kan minska tid från början eller slutet.
3. Ändra via "Ändra tid" eller "Avboka del av tid" i tillfälles-listan om ändring ni önskar genomföra inte medges.
4. Om det finns manuellt pris på tillfället är fält för tid låst. Manuella priser kräver att dessa först nollställs eller att tillfället hanteras via tillfälles-listan.

2.3. Avboka

1. Markera ett eller flera tillfällen i listan och klicka på Avboka.

2.4 Avboka del av tid 

1. 1. Markera ett eller flera tillfällen och klicka på Avboka del av tid.
2. 2. I dialogrutan som visas:
   • Ange det tidsintervall du vill avboka (t.ex. kl. 15.00–16.00).
   • Systemet föreslår automatiskt ett intervall baserat på minsta bokningsbara tid (t.ex. 13.30–17.30 om bokningen är 13.00–18.00 och minsta tid är 30 min).
   • Justera tiderna om du vill undvika resttider i början eller slutet.
3. Klicka på Ja, avboka samt skapa resttid.
   • Nya bokningar skapas för kvarvarande tider före och efter det avbokade intervallet.
   • Kunden får ett avbokningsmail med detaljer samt en bokningsbekräftelse för de nya tiderna.
4. Systemet loggar ändringen:
   • På den ursprungliga bokningen läggs en notis i Informationstexter–Bokningsmeddelande med information om resttidsbokningar och deras bokningsnummer.
   • De nya resttidsbokningarna innehåller notis om att de är skapade från en tidigare bokning, med bokningsnummer.
5. Passerkort, tillbehör och tjänster följer med till de nya bokningarna.

2.5 Ändra tid

1. Markera ett eller flera tillfällen och välj Ändra tid.
2. Justera start/sluttid.
3. Tillfällena uppdateras och loggas som ändrade.

2.6 Förlänga bokning på datum

1. Klicka på Förläng.
2. Ange nytt slutdatum.
3. Nya tillfällen skapas baserat på sista tillfällets mönster om det är ledigt. Om några av tillfällena är upptagna får man ett val om man vill boka de lediga tillfällena
4. Ändringen loggas.

2.6 Avboka via bokningslista

1. Gäller om inga passerade tillfällen finns.
2. Klicka på Avboka.
3. Bekräfta och välj om e-post ska skickas till kund.
4. För bokningar med passerade tillfällen – gå via tillfälleslistan.

3. Hantera via kalendervyn

Vid flytt av återkommande bokning, tänk på att en flytt till annan dag eller lokal gör att bokningen avbokas på ursprungsbokningen och att en enstaka tid skapas för det nya tillfället. Det finns alltid en referens på bokningen till ursprungsbokningen.

Tänk även på att när man flyttar eller avbokar via kalender, så är det bara det tillfälle man väljer som påverkas – inga andra tillfällen på samma bokning.Vill man avboka eller ändra flera tillfällen: dubbelklicka på bokningen i kalendern och välj "Se bokningen".

3.1 Flytt med drag and drop

1. Dra enstaka eller återkommande tillfälle till ny tid/plats.
2. Vid flytt till ny lokal kan passerkort och tjänster tas bort.
3. Systemet loggar flytten med bokningsnummerreferens.

3.2 Avboka tillfälle

1. Dubbelklicka på tillfället.
2. Bekräfta avbokning och välj om e-post ska skickas.

3.3 Boka över annan tid

1. Markera ny tid direkt i kalendern – även om annan bokning finns.
2. Endast enstaka tillfällen kan bokas över.
3. Kund informeras vid bokning om eventuell resttid.

4. Funktionen Boka om bokning

Passerkort och tillbehör kan rensas beroende på lokal eller kundbyte.

4.1 Återkommande bokning

1. Välj ett eller flera tillfällen och klicka på Boka om.
2. Information från ursprungsbokningen följer med.
3. Direktbokningsbild öppnas – färdigifylld.
4. Klicka Boka för att genomföra.
   • Pris räknas om enligt nya förutsättningar.
   • Ursprungsbokningen får notis i Informationstexter–Bokningsmeddelande: ”Denna bokning har ombokade poster”.

4.2 Enstaka bokning – Byta kund

1. Klicka på Byt kund.
2. Gäller endast om bokningen inte är fakturerad/passerad.
3. Direktbokningsbild öppnas för ny bokning- färdigifylld.
4. Klicka Boka för att genomföra.
   • Pris räknas om enligt nya förutsättningar.
   • Ursprungsbokningen får notis i Informationstexter–Bokningsmeddelande: ”Denna bokning har ombokade poster”.