Den här instruktionen visar hur du som administratör eller föreningsansvarig skapar och använder grupper i Interbook. Grupper används som tilläggsinformation för att identifiera bokningar, ledare och underlätta kontakthantering. Observera att grupper inte påverkar pris.

1. Aktivera funktionen Grupper

1. Gå till Inställningar → Inställningar → Övrigt.
2. Aktivera inställningen för att grupper ska visas på föreningar, i bokningar och i Säsongsansökan.

2. Skapa grupp som administratör

1. Välj aktuell kund/förening.
2. Gå till fliken Grupper.
3. Klicka på Skapa.
4. Namnge gruppen och klicka Spara.
5. (Valfritt) Lägg till ledare genom att fylla i deras information.
6. Klicka Spara igen.

3. Använda grupp i bokning

1. När grupperna är skapade visas de som valbara på alla bokningssidor.
2. Grupper syns även på förfrågningar och befintliga bokningar.
3. Förvald ledare kan tas bort, eller bytas till annan gruppledare via Lägg till annan ledare.
4. Om ingen ledare valts i gruppregistret kan kontaktperson läggas till manuellt.

4. Använda grupp i Säsongsansökan

1. Om kommunen använder Säsongsansökan kan Grupp sättas som obligatorisk i inställningarna för säsongsperioden.
2. Fältet Grupp visas alltid i ansökningar från föreningar (inte från privat, intern eller företag).
3. Handläggare kan se och ändra grupp på ansökningar.
4. Grupp visas även i översiktslistor för ansökningar.

5. Servicepersonal och grupper

• I kommuner med tilläggsmodulen Servicepersonal visas grupper i scheman, listor och bokningsbekräftelser.
• För mer information, se handledning för Servicepersonal.

6. Ombudsbokare och grupper

• Kommuner med tilläggsmodulen Ombudsbokare kan låta bokare välja grupp om föreningen har skapat grupper.
• Har inte föreningen grupper, kan ombudsbokare inte lägga till dem.

7. Skapa grupper som förening

1. Logga in som föreningsansvarig.
2. Gå till Våra grupper.
3. Klicka på Skapa.
4. Namnge gruppen och klicka Spara.
5. (Valfritt) Lägg till ledare med kontaktuppgifter.
6. Klicka Spara igen.

8. Lägg till grupp på Säsongsansökan

1. Vid ny, ändrad eller återansökt tid visas fältet Grupp om det är aktiverat i perioden.
2. Grupp-fältet är obligatoriskt om detta är inställt.
3. Grupp visas i översiktslistor över ansökningar.