För att kunna fakturera med ekonomi-integration krävs en korrekt uppsatt integration mellan Interbook Go och kundens ekonomisystem. Kunden ansvarar för att lämna rätt underlag till Explizit för att möjliggöra korrekt filformat. Fakturorna skapas i ekonomisystemet – Interbook genererar endast underlaget.

Processen innebär:

• Val och granskning av bokningar
• Skapande av integrationsfil
• Överföring av fil till ekonomisystemet

2. Faktureringsinställningar och konto

2.1 Systeminställningar för fakturering 

Under Systeminställningar definieras:

• Katalog till faktureringsfiler
  Om ni vill att ett filhämtarprogram (TEIS) ska hämta filen anger sökväg till mappen där filerna ska hämtas. Driftar ni hos Explizit får ni uppgifter som ni ska ange i TEIS för att hämtningen ska fungera.
  
  Ni kan också lämna fältet tomt och vid fakturering högerklicka på filen och spara filen i en mapp i kommunens katalog-struktur där ekonomikontoret eller filhämtarprogram-vara (TEIS) kan hämta filen för inläsning i ekonomisystemet.

• Bokningar med 0 kr – ställ in om de ska inkluderas eller ej i faktureringen.

Övriga inställningar bör inte röras, de är inställningar som avser själva integrationen och ska bara justeras i samråd med Explizit och ekonomikontoret hos er

2.2 Kontoinställningar

Den kontoplan som används sätts upp vid integrationen. Ändringar måste göras i samråd med Explizit, eftersom det påverkar integrationen.

2.3 Kontoregister

• Konton är kopplade till uthyrningsbara objekt.
• Två kontotyper: Uthyrning (för fakturering) och en för Bidrag.
• Innehåll i de olika konto-delarna kan justeras utan påverkan på integrationen, men ändra befintliga konton istället för att skapa nya för att undvika problem med tidigare bokningar.

3. Generera fakturaunderlag

3.1 Urval

Följande val kan göras:

• Faktureringsdatum: T.o.m.-datum för vilka bokningar som ska inkluderas.
• Faktureringstyp: Extern, internfakturering, onlinebetalning.
• Filter: Kund, anläggningsgrupp, anläggningstyp, bokningsnummer, endast enstaka bokningar.

3.2 Provfakturering

Tryck Kör provfakturering för att se vilka bokningar som är redo för fakturering.

• Signallista: Visar kunder som saknar uppgifter (ex. personnummer), dessa exkluderas från faktureringen.

3.3 Utskrift faktureringslista

Innan integrationsfilen skapas:

• Klicka på Utskrift faktureringslista för att få en Excel-översikt med bokningsdetaljer och kontoöversikt.

Granska noga innan ni går vidare!

3.4 Definitiv fakturering

Skapa integrationsfil via att klicka på Kör definitiv fakturering.

• Alternativt bokförings-/förfallodatum kan anges vid behov.
• Använd "Skapa inte fakturafil"endast i undantagsfall, t.ex. för att markera bokningar som fakturerade utan att generera fil.

Om automatisk överföring saknas, högerklicka på filen och spara länken i en mapp i kommunens katalog-struktur där ekonomikontoret eller filhämtarprogram-vara (TEIS) kan hämta filen för inläsning i ekonomisystemet.

4. Faktureringshistorik

Här sparar systemet alla körningar.

4.1 Backa fakturering

Använd funktionen Backa fakturering för att ångra den senaste körningen.

Kontakta alltid ekonomikontoret först! Om de läst in filen, behöver justeringar göras i ekonomisystemet, inte i Interbook!

4.2 Knappen "Visa"

Innehåller övergripande info om körningen och själva filen.

4.3 Utskrift faktureringslista

Ger samma Excel-rapport som inför fakturering, nu som historik.