Denna korta guide pekar på de viktiga förberedelser som behöver göras inför start av en ansökningsperiod.

1. Logga in som Systemadmin, Centraladmin eller Bokningsadmin.

2. Öppettider, prislistor och aktiviteter

Öppettider: Det behöver finnas öppettider som hör till de objekt som ska vara med i perioden och dessa behöver sträcka sig (ha ett till-datum) som är efter slut-datum på perioden som man ska söka tider på.

Om man vill, kan man skapa en generell stängd tid som publiceringslås om man vill ”stänga” bokningsmöjligheten publikt för den period som ska planeras in. Men här är just markeringen ”Aktivera som publiceringslås” viktig. Använder man inte den utan bara gör en stängd tid, skapas ingen bokning när man slutför perioden.

Prislistor: Det behöver finnas pris som hör till de objekt som ska vara med i perioden, samt de kunder som ska ansökan om tider. Dessa behöver sträcka sig (ha ett till-datum) som är efter slut-datum på perioden som man ska söka tider på. Hittar systemet inget pris skapas ingen bokning när man slutför perioden.

Aktiviteter: Aktivitet, alltså vad man ska bedriva för aktivitet på den ansökta tiden, är obligatoriskt för kund att ange. Om det inte finns aktiviteter kopplade mot objekten i ert anläggningsregister som är med i säsongsperioden, kommer de inte vidare. Säkerställ också att de aktiviteter de ska kunna välja mellan är markerade med ”Visas publikt”. Det gör ni via Register-Aktiviteter. 

3. Nyttjare och Grupp

Om man väljer att Nyttjare eller Grupp ska anges, säkerställ att det finns nyttjare som de ska använda som är markerade med ”Visas publikt”. Om man använder Grupp-begreppet och sätter Grupp som obligatoriskt, kan det vara på sin plats att informera kunderna i samband med inbjudan att de ska se över sina grupper. 

4. Nivå

Använder man Nivå på sin Säsongsperiod, så måste man säkerställa att rätt nivåer finns på de objekt som ska ansökas om tider på för aktuell period.

5. Stängda tider

Stäng alla tider i anläggningen som inte ska kunna bokas i perioden. Det kan vara exempelvis julstängt. Här går det bra att använda en generell stängd tid, då den bara är en del av perioden som ska planeras. 

6. Kända bokningar

Boka in eventuella bokningar (exempelvis arrangemang) ni känner till under perioden. Detta bokas inte via säsongsperioden, utan som vanligt via den vanliga bokningen. 

7. Texter

Gå till Inställningar → Text/Språk/Logg → Applikationstexter och kontrollera att relevanta texter för Säsongsansökan finns. Det finns även en unik hjälptext per period man kan skapa i fliken Säsongsperiod.

8. Kunder och användare

Säkerställ att alla kunder som är inlagda under fliken ”Kunder” och ska ha rätt söka tider, har minst en användare kopplad till kunden och kan söka. De som saknar användare har tomt i kolumnerna för ”Administratör” och ”E-post administratör”. Finns det kunder som saknar användare, så måste det hanteras för att de ska kunna söka. 

9. Objekten på perioden ska markeras som ”Förberedd”

När man kontrollerat och gjort alla förberedelser är det viktigt att man under fliken ”Objekt” på sin säsongsperiod markerar dessa och klickar på knappen ”Förberedd”. Annars kommer det inte gå att söka tider för era kunder.