Så här kommer du igång med direktbokning för kunder i Interbook

Den här instruktionen beskriver hur du som administratör aktiverar och etablerar direktbokning (spontanbokning) i Interbook. Du får vägledning i vilka objekt som lämpar sig, vilka texter som bör ses över och vilka tekniska inställningar som krävs. Syftet med etablering av denna funktion är att öka tillgängligheten för era kunder, öka nyttjandet och minska administrationen.

1. Identifiera objekt som passar för direktbokning

Gå igenom era bokningsbara objekt.

Välj ut de som lämpar sig för direktbokning.

Tänk på:
   - Tillgänglighet.
   - Säkerhet och åtkomst.
   - Om det behövs fysiska media eller om pinkod räcker.

2. Bedöm åtkomst – pinkod eller fysisk tagg

Fundera på hur kunden ska få tillgång till objektet.

För smidig direktbokning bör pinkod räcka som åtkomst.

Om fysiska taggar krävs:
   - Det kan försvåra direktbokning.
   - Planera inpasseringslösning för dessa fall. Se förslag under avsnitt 10 i denna guide.

3. Förbered applikationstexter för direktbokning

Se över autosvaren som kunden får vid bokning. Dessa texter redigeras via Inställningar → Text/Språk/Logg → Applikationstexter.

• Bokningsbekräftelse (en) – Autosvar, direktbokning publik
• Bokningsbekräftelse (flera) – Autosvar, direktbokning publik

4. Kontrollera objekt-texter

Dessa behöver granskas och vid behov uppdateras:

Under Anläggning-Information:

• Beskrivning av anläggning – Publik
• Bokningsinformation/beskedstext – På bekräftelse

På objektnivå:

• Beskrivning av lokalen – Publik
• Text till bokningsbekräftelse vid bokning av detta objekt

5. Se över hjälptexter

Gå till Inställningar → Text/Språk/Logg → Applikationstexter.

Granska följande hjälptexter:

• Hjälptext för sök lediga tider
• Hjälptext bokning
• Hjälptext kundkorg

6. Uppdatera startsidor

Gå till Inställningar → Startsidor per roll.

Se över startsidor för oinloggade kunder och specifika användargrupper

7. (Valfritt) Aktivera betalintegration

Om ni vill erbjuda direktbetalning, kontakta Pinea via Supportcenter i Interbook.
Direktbetalning är inte ett krav – faktura fungerar också.

8. Gör nödvändiga systeminställningar

Tid för bokning före start:

Gå till Inställningar → Inställningar → Bokning:

• Ange antal timmar före start som bokning ska tillåtas.

Rekommenderat: minst 1 timme (för att passage-systemet ska hinna uppdateras).
I teorin är 0 timmar möjligt, men inte säkert.

9. Gör inställningar i Anläggningsregister

Inställning i anläggningsregister:

• Avmarkera valet ”Endast förfrågan” på de objekt ni vill erbjuda direktbokning på.

Notera! Om man inte gör något undantag kommer detta slå igenom för alla kunder. Tänk också på att det i ert kundregister finns en checkbox som kan låsa en kund att tvingas skicka förfrågan trots denna inställning. 

Kontrollera också era standardvärden för ny kund som finns under Inställningar->Inställningar->Övrigt. Där finns det möjlighet att markera att ”Endast förfrågan” ska vara default på alla nya kunder. Det kanske man INTE ska ha om man vill använda spontanbokning. Då riskerar det bli ett administrativt ok att ta bort den markören på nya kunder.

10. Vi vill erbjuda spontanbokning men har inte pin-kodlösning

Detta är såklart möjligt, men det ställer lite andra krav när det gäller information till kunder när det gäller hur vi informerar i text och vilken inställning vi gjort för hur nära inpå tillfället som man tillåter bokning. Om en kund behöver hämta ett fysiskt media så måste vi ha en tillräcklig mån för att detta ska kunna genomföras. Har vi alltid öppet eller har anläggningspersonal som kan ordna access på plats, kan vi vara mer spontana.