Kundguide för aktivering, konfiguration och användning

Den här artikeln beskriver hur funktionen för digital brevlåda fungerar i Wärna, vilka förutsättningar som krävs och hur kommunen kommer igång med lösningen.

Artikeln riktar sig både till:

• överförmyndarverksamheten
• systemadministratörer
• kommunens IT-avdelning

1. Vad funktionen gör

Med modulen Digital brevlåda kan dokument skickas från Wärna direkt till mottagarens digitala brevlåda, exempelvis:

• Min myndighetspost
• Kivra
• Digimail

I stället för fysisk post sker leveransen digitalt. 

Nytta för verksamheten

Funktionen ger:

• snabbare leverans till mottagare
• minskade portokostnader
• spårbarhet via meddelandelista och händelselogg 

2. Vad som kan skickas

I nuläget stöds:

• HTML-mallar
• Word-mallar (rekommenderas inte)
• massutskrifter (från version 23.1 och senare)

Exempel:

• Anmodan om årsräkning

Viktigt att känna till

• utskick sker som PDF till mottagarens digitala brevlåda
• stöd för flera filer/bilagor i samma utskick är under vidareutveckling 

3. Hur Wärna avgör om mottagaren kan få digital post

Wärna kan automatiskt kontrollera om en person har digital brevlåda.

Kontrollen kan ske:

• vid uppdatering mot befolkningsregister (om integration finns)
• manuellt via knapp på personbilden 

Förutsättning

Personen måste ha ett korrekt personnummer registrerat i systemet.

4. Praktiskt arbetsflöde vid digitalt utskick

När en handläggare sparar en HTML- eller Wordmall:

1. Wärna kontrollerar om mottagaren har digital brevlåda.

2. Om digital brevlåda finns visas texten:

   ”Brevet skickas som digital post”

3. Om handläggaren väljer att uppdatera dagboksraden:
   • noteringen ”Brevet skickades som digital post” skrivs i noteringsfältet
   • dokumentet kan sparas som bilaga på dagboksraden
   • brevet skickas digitalt som PDF

Viktigt

Om dagboksraden inte uppdateras skickas brevet inte digitalt. 

5. Förutsättningar innan ni kan starta

5.1 Licens i Wärna

Funktionen är licensstyrd.

• licensen behöver aktiveras av Pinea/Explizit

Vad kommunen behöver göra

• beställa modulen Digital brevlåda - görs via Wärnas support

Vad Pinea gör

• aktiverar licensen i Wärna när avtalet är tecknat

5.2 Avtal och tester med Digg och Skatteverket

Kommunen behöver:

1. teckna avtal med Digg
2. genomföra tekniska tester med Skatteverket innan skarp drift

Tester ska normalt genomföras i testmiljö och inte i produktion. 

Länk: Digg – anslut till digital post

Testcertifikat

Testcertifikat kan hämtas från Expisoft. Observera att det numera kostar.

Vad kommunen behöver göra

• kontakta Digg
• beställa och hantera certifikat
• boka tester med Skatteverket
• säkerställa att testmiljö finns

Vad Pinea gör

• bistår med teknisk information om integrationen
• hjälper till vid verifiering och tester
• stödjer vid felsökning under införandet

5.3 Certifikat på webbservern

Certifikat eller testcertifikat måste installeras på webbservern där Wärna körs.

Krav på certifikat

För anslutning krävs:

• Serverlegitimation
  eller
• Organisationslegitimation

Kravet gäller både:

• teknisk anslutning
• verifiering mot aktuell miljö 

Kostnader att planera för

Kommunen behöver budgetera för:

• produktionscertifikat
• testcertifikat

6. Driftformer

Drift hos Pinea/Explizit

Om Wärna driftas av Pinea ska kommunen:

1. ladda upp certifikatet i sin SFTP-mapp
2. meddela Pinea för installation

Vad Pinea gör

• installerar certifikatet på servern
• verifierar installationen
• säkerställer att tjänsten kan använda certifikatet

----

Egen drift

Vid egen drift behöver kommunen:

• konfigurera applikationspool med konto som får läsa certifikatets privata nyckel
• verifiera att rätt root-certifikat finns installerat 

Vad Pinea gör

• tillhandahåller vägledning kring krav och konfiguration
• stödjer vid felsökning av integrationen

7. Konfiguration i Wärna

Menyväg

Inställningar → Digital brevlåda

Behörighet

Endast Systemadmin har behörighet till konfigurationen. 

7.1 Inställningskonfiguration

Följande uppgifter behöver fyllas i:

Organisationsnummer

• anges med 12 siffror utan separatorer
• måste stämma med organisationsnumret i certifikatet

Inlämningsadress

Produktionsadress hos Skatteverket.

Exempel enligt underlaget:

https://far.minameddelanden.se/webservice/ec/Recipient/v3

Viktigt:

• använd inte testadress i produktion

Avsändarens namn

Visningsnamn som mottagaren ser.

Visa antal meddelanden

Styr hur många meddelanden som visas på startsidan.

Äldre poster finns kvar i händelseloggen även om de inte visas i listan. 

7.2 Meddelandekonfiguration

Kommunen ställer in hur meddelandet ska visas för mottagaren.

Följande kan konfigureras:

• Information/avsändartext
• Telefon
• Mailadress
• URL
• Rubrik
• Brödtext
• Sidhuvud (SVG)
• Sidfot (SVG)
• vilka malltyper som ska skickas:
  • Word
  • HTML
  • båda
  • inga

Viktigt om bilder

Sidhuvud och sidfot måste vara äkta SVG-filer.

SVG-filer med inbäddad PNG kan:

• fungera i förhandsgranskning
• men misslyckas i mottagarens digitala brevlåda

Vad Pinea hjälper till med vid konfiguration

Pinea bistår normalt med:

• verifiering av grundinställningar
• kontroll av kommunikationsvägar
• rådgivning kring malltyper och SVG-filer
• teknisk felsökning vid testutskick
• stöd vid övergång från test till produktion

8. Rekommenderad kontrollista inför införande

Steg A – Förberedelser

Kommunen ansvarar för:

• Licens beställd
• Avtal med Digg klart
• Testplan med Skatteverket bokad
• Testmiljö uppsatt
• Budget för certifikat godkänd

Pinea ansvarar för:

• Aktivering av licens
• Tillhandahålla tekniska integrationsuppgifter

Steg B – Teknik

Kommunen ansvarar för:

• Certifikat inköpta
• Testcertifikat installerat
• Behörighet till privat nyckel verifierad
• Root-certifikat verifierat
• Organisationsnummer kontrollerat

Pinea bistår vid:

• verifiering av teknisk anslutning
• felsökning vid anslutningsproblem

Steg C – Konfiguration

Kommunen ansvarar för:

• Inställningar ifyllda i Wärna
• Meddelandemall sparad
• SVG verifierade
• Malltyper valda

Pinea bistår vid behov med:

• genomgång av konfiguration
• teknisk kontroll av utskick

Steg D – Verifiering

Kommunen ansvarar för:

• Testutskick genomfört
• Dagboksrad skapad
• Slutligt produktionsgodkännande

Pinea bistår med:

• verifiering av loggar
• felsökning av testutskick
• stöd inför produktionssättning

9. Daglig drift och uppföljning

Rekommendationer:

• använd startsidans meddelandelista för snabb överblick
• använd händelseloggen för felsökning och historik
• följ upp utskick som saknar dagboksnotering

10. Vanliga fel och felsökning

Problem: Brevet skickas inte digitalt

Kontrollera:

• att mottagaren har digital brevlåda
• att personen har korrekt personnummer
• att handläggaren uppdaterade dagboksraden
• att vald malltyp är tillåten

Problem: Bild i sidhuvud eller sidfot visas inte

Kontrollera:

• att filen är äkta SVG
• att det inte är en PNG inuti SVG-container

Problem: Fungerar i test men inte i produktion

Kontrollera:

• rätt certifikat i rätt miljö
• rätt produktionsadress
• certifikatets giltighetstid
• behörighet till privat nyckel

Om problemet kvarstår bör Pinea kontaktas för vidare felsökning.

11. Roller och ansvar

Systemadmin

Ansvarar för:

• konfiguration
• certifikatstatus
• behörigheter

Verksamhetsansvarig

Ansvarar för:

• innehåll i meddelanden
• val av mallar

Handläggare

Ansvarar för:

• korrekt arbetsflöde
• uppdatering av dagboksrad vid utskick

Pinea/leverantör/drift

Ansvarar för:

• licensaktivering
• installation vid drift hos Pinea
• stöd vid teknisk felsökning
• stöd vid verifiering och tester
• loggning och integrationsstöd