Ärende - Skapa, hantera och följa upp ärenden

Uppdaterad 2025-09-24

Ärendefunktionen används för att hantera delprocesser kopplade till olika typer av ärenden, till exempel ansökningar. Den innehåller bland annat sökfunktioner, statusuppföljning och dokumenthantering.

Innehåll

Sök ärende
1.1 Grundläggande sökning
1.2 Sökresultat i listan
Skapa ärende
2.1 Spara utkast av ärende
2.2 Spara ärende
Länka ärende
Kopiera ärende
Makulera ärende
Skapa händelse
Makulera händelse
Använd checklistor
Återaktivera stängt ärende
Förloppsindikator
Utskrifter
Mitt Wärna utökad
12.1 Nya uppdrag
12.2 Mina ärenden
12.2.1 Ansökan – Uttag spärrat konto
12.2.2 Samtycke
12.2.3 Registerutdrag
12.2.4 Övriga ärenden

1. Sök ärende

Välj Ärenden i huvudmenyn för att öppna Sök ärende eller sök fram och öppna en akt och klicka på fliken Ärenden för att komma till den aktens Sök ärende.

1.1 Grundläggande sökning

Klicka på Ärenden i huvudmenyn eller i en akt.
Ange sökkriterier, t.ex. ärendenummer, personnummer eller namn.
Klicka på Sök.
Resultatet visas i en lista.
Klicka Rensa för att rensa sökurvalet.
Dubbelklicka på en rad för att öppna ärendet.

1.2 Sökresultat i listan

Kolumnrubrikerna går att klicka på för att sortera i stigande eller fallande ordning.
Rader med + tecken har en eller flera bifogade filer, klicka på + för att se filerna.
Blå markering = Utkast.
Orange markering = Påminnelsedatum passerat.
Ärende med fet stil visar att annan användare gjort ändring i ärendet. Om en användare B går in i de ärenden som användare A är ansvarig för och gör ändringar som sparas kommer ärendet för användare A att markeras med fet stil. När sedan användare A har varit in och tittat på ärendet så försvinner fet stils markeringen.
Under Välj rapport går rapport att skriva ut i PDF eller Excel på det urval som sökts fram.

2. Skapa ärende

Klicka på Skapa+
Fyll i de obligatoriska uppgifterna och eventuella andra uppgifter.
Under Ärendetyper kan du välja mellan ärendetyper som hämtas från ert register (Inställningar>Register>Ärendetyper).
Ärendet kan automatiskt tilldelas en Handläggare eller Team om det finns inställningar för det eller om akter har en tilldelad handläggare. Kan också läggas till manuellt/ändras.
Ärendet kan kopplas mot akt genom att söka fram aktnummer, personnummer eller namn.
Dokument kan bifogas via drag-och-släpp eller knappen Bifoga dokument.
För ärende kopplat mot akt finns möjlighet att välja att Skapa dagboksrad eller inte.
Välj sedan om du vill spara som utkast eller spara.

2.1 Spara utkast av ärende

Möjligt att Spara som utkast
Ett utkast som sparats markeras blått i listan
För utkast kan alla fält utom diarienummer ändras
Kan hittas under ikonen Utkast på startsidan och på akten.

2.2 Spara ärende

Möjligt att Spara eller Spara och stäng.
När ett ärende sparats får det ett unikt ärendenummer.
För sparade ärenden är en del fält låsta medan andra går att redigera.

3. Länka ärende

Klicka på Länka för att länka ett ärende till ett annat.
Ange det ärendenummer som du vill länka till och klicka Länka.
De länkande ärendena visas i en lista.
Det går att länka till ett eller flera ärenden.
För att ta bort länkning, klicka i ärendet och klicka Ta bort.
Klicka Avbryt för komma tillbaka till ärendet.
Redan länkande ärendet visas i en lista när man i ett ärende klickar på Länka.

4. Kopiera ärende

Klicka på Kopiera för att kopiera ärendets innehåll till ett nytt redigerbart ärende. Eventuella händelser skapade till ärendet kopiera inte.
Ändra i det nya ärendet och spara.
Det nya ärendet får ett unikt ärendenummer.

5. Makulera ärende

Öppna ärendet
Klicka Makulera och ange orsak.
Klicka Fortsätt, ärendet är nu makulerat och kan sökas fram genom att söka på urvalet Visa endast>Makulerade.

6. Skapa händelse

Klicka Skapa+ under sektionen Händelser
Fyll i de obligatoriska uppgifterna och eventuella andra uppgifter.
Välj Händelse i drop down listan eller sök på händelse och välj sedan i listan.
Dokument kan bifogas via drag-och-släpp eller knappen Bifoga dokument.
Wordikon – Klicka på wordikonen för att koppla Html- eller Word-mall till händelsen.
Välj om du vill Skapa dagboksrad för händelsen.
Klicka Spara som utkast eller Spara/Spara och stäng.

7. Makulera händelse

Dubbelklicka för att öppna händelse i ärendet.
Klicka Makulera och skriv orsak till makuleringen.

8. Använd checklistor

För att veta vad som är utfört och kvar att utföra kan man använda sig av checklistor.

Klicka på symbolen C på ärendet för att komma till checklistan.
Checklistan hämtas från ett bakgrundsregister under Inställningar>Ärende>Checklistor.
Bocka i rutan för Åtgärdat så läggs dagens datum och den inloggades signatur till för åtgärden.
Obligatoriska punkter måste vara åtgärdade för att avsluta ett ärende.

9. Återaktivera stängt ärende

Ärenden med status Beslut eller Makulerad kan återaktiveras:

Klicka på Återaktivera
Status ändras till Aktiv och nya händelser kan skapas till ärendet.

10. Förloppsindikator

Visar status på ärendet och kan ha följande statusar:

Registrerad, Tilldelad, Aktiv, Väntar på handling/komplettering, Svar från ställföreträdare, Beslut, Makulerad.

11. Utskrifter

Från Sök ärende:

Under Välj rapport går rapport att skriva ut i PDF eller Excel på det urval som sökts fram.

12. Mitt Wärna utökad

12.1 Nya uppdrag

Inloggade ställföreträdare kan under menyvalet Nya uppdrag skicka in intresseanmälan för nya uppdrag som skapats och publicerats under Inställningar>Mitt Wärna>Nya uppdrag.
Personer som inte är ställföreträdare sedan tidigare kan skicka in intresseanmälan via knapp på inloggningssidan till Mitt Wärna.
Intresseanmälan kommer in som ett ärende.

12.2 Mina ärenden

Inloggade ställföreträdare kan under menyvalet Mina ärenden skicka in olika typer av ärenden som inkommer som ett ärende i Wärna.
Under Sök ärende kan inskickade ärenden sökas fram via Visa endast>Ärenden från stf. Ärenden kan också skapas och skickas från handläggare, dessa går sedan att söka fram via Visa endast>Ärenden till stf.
Om svar på ett redan skapat ärende inkommer från ställföreträdaren får det status Svar från ställföreträdare.
För ärenden som har en tilldelad handläggare och där svar har inkommit från ställföreträdare finns en genväg på startsidan för inloggad användare, Mina svar Mitt Wärna ärenden.

12.2.1. Ansökan - Uttag spärrat konto

När ansökan om uttag från spärrat konto är skickat från en ställföreträdare i Mitt Wärna kommer detta in som ett ärende i Wärna.
Under Ärendetext finns den finns den ansökan för uttag som ställföreträdaren fyllt i.
Om du vill se/ändra i uttagsmedgivandet klicka på länken Visa.
Gör eventuella ändringar och spara uttagsmedgivandet. Klicka Avbryt för att komma tillbaka till ärendet.
När man har öppnat ärendet går det att välja om man vill skapa en dagboksrad för ärendet genom att klicka i Skapa dagboksrad och spara.

Ansökan går att besvara genom att skapa en händelse till ärendet.

Öppna ärendet och klicka Skapa+ under Händelser.
Välj typ av Händelse.
När händelse Bifall används så kan uttagsmedgivande skapas och skickas till ställföreträdaren.
Klicka på Utskrift uttag för att skapa uttagsmedgivandet.
Alternativ använd html-mall genom att klicka på wordikonen och välj mall Uttagsmedgivande (standard).
Välj den ställföreträdare som ska besvaras under Person.
Fyll i det svar ställföreträdaren ska få under Händelsetext.
Möjlighet finns att bifoga ett eller flera dokument som ska skickas till ställföreträdaren.
Skapa dagboksrad automatiskt ibockad men går att bocka ur.
Välj Spara och skicka till stf för att ställföreträdaren ska få svar på ärendet i Mitt Wärna.
Om ställföreträdaren har en angiven e-postadress i Wärna får denne en e-post om att ny information finns i Mitt Wärna.

12.2.2 Samtycke

När ansökan om samtycke är skickat från en ställföreträdare i Mitt Wärna kommer detta in som ett ärende i Wärna.
När man har öppnat ärendet går det att välja om man vill skapa en dagboksrad för ärendet genom att klicka i Skapa dagboksrad och spara.